開業・移転のオフィス家具。まとめて揃えるときの手順と採寸

事務所を新しく構えるとき、あるいは移転や増員で什器を入れ替えるとき、家具の買い物は個人の買い替えとは別の作業になる。数がまとまり、納期が決まっていて、建物の規則の中で運び入れなければならない。

ここでは、まとめて揃えるときの段取りを、レイアウトの決め方から搬入経路の採寸、椅子と机の見方、置き場所が足りないときの選択肢まで順に整理する。買う物を決める前に固めておくことがある、という順序で読んでほしい。

個人で買うときと違う点

まず数が違う。一脚の椅子なら座って決められるが、十脚を同じ日に入れるとなると、在庫の有無と納期が先に効いてくる。同じ製品を追加で頼めるか、色や仕様が途中で変わらないかも、あとで席を増やすときに関わってくる。

次に、納期と搬入が段取りの中心になる。入居できる日、内装工事の終わる日、業務を始める日が決まっているため、家具の到着が一日ずれるだけで作業の順番が崩れる。建物によっては搬入の時間帯や使えるエレベーターが決まっていることもある。

費用の扱いも個人とは違う。事業で使う什器は、金額や耐用年数によって処理の仕方が分かれる。どう計上するかは事業の形態や取得の方法によって変わるため、税理士など専門家に確認してほしい。ここでは金額の扱いには踏み込まない。

そして、使い終えたあとまで考える必要がある。事務用の什器は事業で出た廃棄物として扱われ、家庭ごみと同じようには出せない。入れるときに、出すときの手段も一緒に調べておくと後で困らない。

レイアウトを先に決める

買う物から決めると、置いてみて通れないという結果になりやすい。先に決めるのは配置である。何人が座り、どの向きで、どこを人が通るか。この図が固まって初めて、必要な天板の幅と台数が出てくる。

通路の幅は、人がすれ違えるか、椅子を引いた状態で後ろを通れるかで見る。席の背後を通路にする場合、椅子を引く分の余地が要る。書類のキャビネットや複合機の前も、扉や引き出しを開けたときの張り出しを見込んでおく。

配線の経路も同じ段階で考える。電源の位置と席の位置が離れていると、床を横切る線が増えて危ない。壁のコンセントの数、床下や天井からの引き込みの有無を確認し、机に配線を通す穴やケーブルを収める部品が要るかを決める。

打ち合わせの場所と、増員したときの余地も図に入れておきたい。今の人数でぴったり埋めると、一人増えたときに全体を組み替えることになる。最初から空けておくのが難しければ、後から足せる形の机を選ぶ手もある。

採寸と搬入経路

配置が決まったら、運び入れる経路を測る。建物の入口の幅と高さ、共用廊下、曲がり角、階段の踊り場、エレベーターの内寸と扉の開口部、そして積載の制限。ここに一つでも通らない箇所があると、当日に止まる。

集合ビルでは、搬入に使える時間帯、養生の要否、使えるエレベーター、事前の届け出が決められていることが多い。管理会社や貸主に先に確認し、必要な書類があれば余裕を持って出す。搬入業者に伝える情報でもあるため、測った数字はまとめて残しておく。

家具そのものの寸法だけでなく、梱包された状態の寸法も確認しておきたい。箱に入った状態は一回り大きく、そこで引っかかることがある。ぎりぎりの数字になったときは、販売店に梱包の寸法を問い合わせる。

大型の物は分解して運べるかどうかも分かれ目になる。天板と脚が分かれる机、背もたれを外せる椅子なら、経路が狭くても入れられる場合がある。逆に、組み立て済みで届く物は経路の条件が厳しくなる。

椅子と机の選び方

長い時間座る前提で選ぶなら、調整できる箇所の多さが効いてくる。座面の高さ、奥行き、背もたれの角度、肘掛けの位置。体格は人によって違うので、全員に同じ設定で合う椅子というものはない。調整の幅が広いほど、配属が変わったときにも使い回せる。

座り心地は個人差が大きく、写真や説明だけでは判断しにくい。展示している店があるなら、実際に座ってから決めるのが確実である。人間工学に基づく設計や調整箇所の多さを掲げている販売店もあり、アーロンチェアの庄文堂ネクスト のような正規の販売店では、長期の保証や修理まで扱うと案内されている。座り方や体の不調については製品で解決するものではないので、痛みや違和感が続く場合は医療機関に相談してほしい。

机は天板の広さと配線の通し方で見る。書類を広げるのか、画面を二枚並べるのかで必要な奥行きが変わる。配線を通す穴の位置、裏側にケーブルを収める部品を付けられるかも、実際に使い始めてから効いてくる部分である。

高さの合わせ方も一緒に考えたい。机の高さが固定なら、椅子と足元の台で調整することになる。座ったときに足の裏が床に着くか、肘の角度に無理がないかを、席ごとに見ておく。

置き場所が足りないとき

事務所は、開けたときには広く見えても、書類と備品ですぐに埋まる。使う頻度の低い物まで室内に置くと、通路が狭くなって作業の効率が落ちる。年に数回しか触らない書類や、季節の備品、什器の予備は、別の場所に移す選択肢がある。

屋内型と屋外型のレンタル収納があり、全国に店舗を展開しているサービスでは、引っ越しやリフォームの一時置き、仕事道具の保管、会社の書類の保管といった用途が案内されている。契約の手続きをオンラインで完結でき、最短で契約した当日から使える形をとっているところもある。

選ぶときに見るのは、契約の期間と解約の条件、出し入れできる時間帯、そして保管する物に合う環境かどうかである。紙の書類や電子機器は、温度や湿度の影響を受ける。屋外型は費用を抑えやすい一方で、条件は物件ごとに違うので、預ける物に合うかを確認してほしい。

出し入れの手間も見落としやすい。距離が遠いと、取りに行くだけで半日かかる。よく使う物は室内に、動かさない物は外に、という線引きを先に決めておくと、契約したあとで持て余さずに済む。

販売元ごとの違いの見方

販売店を比べるときは、案内に書かれている条件を並べる。取り扱いの点数、送料の基準、出荷までの日数、組み立てや設置の対応、支払い方法。まとめ買いでは、この周辺の条件が総額と段取りの両方に効いてくる。

事務用の家具を専門に扱う通販では、自社ブランドを中心に非常に多くの品目を扱い、一定の金額以上で送料が無料になる形が案内されている。自社ブランドの一部は、平日の決まった時刻までに注文と決済の確認ができれば最短で当日に出荷すると説明されており、急ぎの案件では見ておく価値がある。法人向けの請求書での後払いに対応している点も、経理の手順に合わせやすい。

椅子を専門に扱う正規の販売店では、自社の倉庫で在庫を管理し、入庫のときに検品を行うと案内されている。学生や教職員を対象にした割引の仕組みを設けているところもある。机や椅子などのオフィス家具通販【オフィスコム】 のような通販と合わせて、机は通販、椅子は専門店という分け方も現実的である。

送料の基準、出荷の日数、保証の内容は変わることがある。ここに書いたのは案内から読み取れる範囲なので、発注の前に提供元のページで最新の条件を確認してほしい。在宅の作業環境を整える話は https://zero-press.net/columns/desk-chair-zaitaku-work に、事務所の運営で起きる困りごとは https://zero-press.net/columns/office-unei-komarigoto にまとめている。

よくある質問

納期はどのくらいですか。製品と時期、数量によって変わります。在庫のある品を急ぎで出荷する仕組みを設けている販売店もありますが、条件は注文の時刻や商品によって分かれるため、商品ページの記載を確認してください。

搬入と設置まで頼めますか。販売店と製品によります。一部の商品に限って組み立てと設置に対応している場合があるので、注文の前に範囲を確かめてください。建物側の条件も合わせて伝えると当日が滑らかです。

古い什器は引き取ってもらえますか。対応の有無は販売店によります。事業で使った什器は事業系の廃棄物として扱われるため、自分で処分する場合は、地域の決まりと収集を頼める業者を先に調べてください。

保証はどうなりますか。製品と販売経路によって内容が違います。長期の保証や修理に対応すると案内している販売店もあるので、保証の期間と受付の窓口を購入時に確認しておいてください。

費用はどう処理しますか。金額や取得の方法によって扱いが分かれます。判断は事業の状況によるため、税理士など専門家に確認してください。

椅子は試してから決められますか。展示のある店なら座って確かめられます。難しい場合は、調整できる箇所の数と範囲を見て、体格の違う人にも合わせられるかで判断してください。

まとめ

まとめて揃えるときは、買う物より先にレイアウトを決める。人数と通路、配線、打ち合わせの場所、増えたときの余地。この図が固まると、必要な数と寸法が自然に出てくる。

次に搬入経路を測る。入口、廊下、曲がり角、階段、エレベーター。梱包された状態の寸法まで含めて確認し、建物側の規則も先に押さえておく。

最後に納期である。出荷までの日数、設置の対応、古い什器の引き取り。この三点を発注の前に確認しておけば、業務を始める日から逆算した段取りが組める。