小規模オフィスの困りごと。電話・什器・福利厚生を小さく整える

人数の少ない職場では、総務にあたる仕事を誰かが兼任しています。電話、来客、備品、そして働く環境の整備。どれも本業ではないのに、放っておくと支障が出ます。

大きな仕組みを入れるほどの規模ではない。かといって、何もしないと不便が続く。この記事では、そうした中間の困りごとを、小さく整える方法から見ていきます。

少人数だからこそ起きる困りごと

規模が小さいゆえの問題があります。

いちばん多いのが、電話です。全員が外に出ている時間帯に、かかってきた電話に出られません。折り返しが遅れると、機会を逃すこともあります。

次に、来客や外部での対応です。展示の場に出る、説明の場を設ける。こうした場面では、準備と当日の作業に人手が要ります。人数が少ないと、そのために通常の業務が止まります。

三つめが、働く環境の整備です。制度として何かを用意したくても、人数が少ないと費用の面でも手続きの面でも導入しにくくなります。

四つめが、備品の管理です。誰が発注するか、どこに置くか、いつ補充するか。担当が決まっていないと、切らしてから気づくことになります。

五つめが、判断の集中です。総務にあたる作業を一人が抱えていると、その人が不在のときに止まります。

これらは、大がかりな仕組みを入れなくても改善できる部分があります。以下では、外部の仕組みを使って軽くする方法を見ていきます。

電話の受け方を工夫する

まず取り組みやすいのが、この部分です。

固定の番号を借り、かかってきた通話を指定した番号へ転送する仕組みがあります。事務所にいるときは事務所へ、外出しているときは携帯へ。転送先を切り替えれば、場所を問わず対応できます。

こうしたサービスでは、借りた番号を通知して発信できる場合もあります。名刺や各種の届出に使う代表の番号として使えるため、開業したばかりの段階でも体裁が整います。

利点として挙げられるのが、番号を変えずに済むことです。規模が大きくなって事務所を構えるとき、番号が変わると名刺の刷り直しや、取引先への連絡が発生します。同じ番号のまま他の形式へ移行できる仕組みなら、その手間を避けられます。

一方、確認しておきたい点もあります。番号の権利がどちらに帰属するのか、解約した場合にその番号はどうなるのか。これらはサービスの規約によって定められています。契約の前に読んでおいてください。

記録の残し方も決めておきましょう。誰が受けたか、何の用件か。共有できる形にしておけば、担当が不在でも引き継げます。

番号の使い分けも考えておくと便利です。代表として公開する番号と、取引先との直接のやりとりに使う番号を分けておけば、営業の電話と重要な連絡を切り分けられます。すべてを一つの番号で受けていると、必要な連絡が埋もれます。

対応の時間帯を決めておくことも有効です。転送する時間を限定できる仕組みなら、業務の時間外に個人の端末が鳴り続ける状態を避けられます。少人数の職場ほど、この線引きが働き方に影響します。

展示会・イベント出展の準備

外部の場に出る機会は、少人数の職場にとって負担の大きい作業です。

まず、区画の設営です。専門の業者に依頼すると確実ですが、費用がかかります。自分たちで組み立てられる什器を使えば、その分を抑えられます。

設営と撤去を自分たちで行える形式の什器があります。展示に使う台がそのまま運搬用の箱になる設計の製品もあり、機材の運搬と設営を兼ねられると案内されています。会場で什器を借りる費用も不要になると説明されています。

次に、搬入と搬出です。会場ごとに時間や経路の決まりがあります。事前に確認し、必要な人手を見積もってください。

三つめが、当日の人員です。少人数で回す場合、休憩や食事の時間をどう確保するかを決めておく必要があります。交代の順番を先に決めておくと、当日に迷いません。

プライバシー保護にToones転送電話 では、借りた固定の番号への着信を指定先へ転送するサービスが案内されています。開業したばかりの段階や、外出の多い働き方での使い方について説明されています。出展の期間中、事務所を空ける場合にも役立ちます。

四つめが、持ち帰った物の保管です。什器や備品を置く場所を決めておかないと、事務所が狭くなります。運搬用の箱としてそのまま保管できる形式なら、この問題も軽くなります。

小さく始める福利厚生

制度として整えるのが難しくても、できることはあります。

考え方としては、費用が読めること、手続きが少ないこと、そして続けられることの三つを満たすものから始めるのが現実的です。

たとえば、軽食や飲み物を定期的に届けてもらう仕組みがあります。決まった間隔で職場に届く形式なら、発注の手間もかかりません。朝食を取れなかった人が食べられる、休憩のときにつまめる、といった実用面での効果があります。

果物を定期的に届ける仕組みもあります。手を汚さずに食べられる、包丁を使わなくてよい、音が出ないといった点から、机で食べやすい品として案内されています。事務所のほか、家庭や運動の施設、学習の場、工場などにも届けられていると説明されています。

こうした取り組みは、規模が小さくても始められます。全員が使うわけではなくても、選択肢があること自体に意味があります。

ただし、こうした費用の税務上の扱いは、内容や運用によって変わります。判断が必要な場合は、税理士など専門家に確認してください。

続けられるかどうかも考えてください。始めたものを途中でやめると、かえって不満が残ります。無理のない範囲で決めましょう。

費用の考え方

外部の仕組みを使う場合、費用の形を理解しておく必要があります。

まず、月ごとに発生する形式と、使ったときだけ発生する形式です。利用の頻度が読めない段階では、後者のほうが無駄になりません。

次に、初期の費用です。導入の際にかかる分も含めて、総額で比べてください。

三つめが、契約の期間です。最低限続ける期間が定められている場合があります。

では、職場に定期的に果物を届ける仕組みが案内されています。届ける先の例や、机で食べやすい理由について説明されています。

四つめが、解約の条件です。いつまでに申し出れば次の期間の費用が発生しないのか。始める前に確認しておきましょう。

五つめが、増減への対応です。人数が変わったときに、契約の内容を調整できるかどうか。少人数の職場では、一人の増減が全体に占める割合が大きくなります。

料金やキャンペーンの内容は変わります。申し込む前に、それぞれの公式サイトで最新の内容を確認してください。

サービスを選ぶときの確認事項

比べるときの観点をまとめます。

まず、少人数での利用を想定しているかです。大きな組織を前提とした仕組みは、小規模では使いにくいことがあります。

次に、手続きの手間です。導入と運用にかかる作業が、削減できる手間を上回っては意味がありません。

三つめが、問い合わせの窓口です。困ったときに連絡できる先と、対応の時間帯を確認してください。

四つめが、規約の内容です。とくに番号や住所を借りる形式では、権利の帰属と解約時の扱いが重要になります。

五つめが、支払いの方法です。法人としての請求に対応しているかを見ておきましょう。

よくある質問

借りた番号は自社の名義になりますか。サービスの規約によります。契約の前に確認してください。

解約したら番号はどうなりますか。扱いは規約に定められています。継続して使いたい場合は、移行できる仕組みがあるかを確認しましょう。

展示の区画は自分たちで設営できますか。自分たちで組み立てられる什器があります。会場の決まりも確認してください。

搬入の手続きはどうしますか。会場ごとに時間や経路の決まりがあります。主催者の案内を確認してください。

費用は経費として扱えますか。内容や運用によって変わります。税理士など専門家に確認してください。

人数が変わったら契約は変更できますか。サービスによります。増減への対応を事前に確認しておきましょう。

福利厚生は何から始めればよいですか。費用が読めて、手続きが少なく、続けられるものからが現実的です。

途中でやめられますか。解約の条件は契約ごとに定められています。始める前に確認してください。

まとめ

判断の軸は、運用の負担、費用、そして契約の条件の三点です。

少人数の職場では、仕組みを入れること自体が負担になることもあります。導入と運用の手間が、削減できる手間を上回らないかを見てください。番号を借りる形式では、権利の帰属と解約時の扱いを規約で確認しましょう。費用の税務上の扱いは内容によって変わるため、判断が必要な場合は税理士など専門家に相談してください。住所を借りる仕組みについては https://zero-press.net/columns/virtual-office-karigo に、現場で使う電源の手配は https://zero-press.net/columns/event-genba-denryoku-rental にまとめています。