新規開拓の準備を軽くする。相手を探す、名乗る、説明するの3つを道具で分ける

新規開拓の時間はどこに消えるか

新しい取引先を増やす仕事は、実際に商談している時間より、その前後の作業のほうが長くなりがちです。一人で回している事業なら、なおさら実感があるはずです。

作業を分けてみると、性質の違う三つが混ざっていることが分かります。まず、誰に声をかけるかを決めるために相手を探す作業。次に、初対面の相手に自分が何者かを伝える作業。そして、扱っている商品やサービスを説明する資料を用意する作業です。

この三つは、必要な集中の質が違います。探す作業は単調な繰り返しで、頭を使う場面が少ないぶん時間だけが溶けます。名乗る作業は場数に左右されます。説明する資料づくりは、まとまった時間が要るのに、細切れの時間しか残っていないことが多い。

だから、まとめて「営業が忙しい」と括ってしまうと手が打てません。どの工程に時間が消えているのかを分けて数えるところから始めます。一週間、作業の名前と時間だけを記録してみると、思っていた場所とは違うところに山があるものです。

そのうえで、時間を食っている工程から順に、道具を入れるか、やり方を変えるかを考えます。全部を一度に変える必要はありません。

相手を探す作業を分ける

名簿づくりは、手でやると際限がありません。業種と地域で検索して、サイトを開いて、社名と連絡先を写して、重複を消す。千件を集めようとすると、この繰り返しだけで何十時間もかかります。

そこで使われるのが、公開されている情報を集めて表の形にする道具です。営業先のリスト収集に時間を取られていませんか？ リストルなら、【3,000件まで完全無料】でお試し可能！ 営業効率化の第一歩を今すぐ体感してください。は、求人サイトやタウン情報、業界のポータルなど二百以上のサイトに対応し、会社名・住所・電話番号・ウェブサイトといった項目を自動で集めて表計算の形式で書き出せると案内されています。一定件数までは無料で試せる形が用意されているとも説明されています。

道具を入れるかどうかの判断は、自分の時給で考えると早い。手作業で十時間かかっていた作業が数十分で終わるなら、月額の負担と釣り合うかは計算できます。逆に、月に数件しか当たらないのであれば、手作業のままで十分です。

集めたあとの整理も忘れずに。重複の除去、休業中の会社の除外、担当部署が分からない先の扱い。ここを詰めないと、件数だけ多くて当たらない名簿ができあがります。

件数を追いすぎないことも大切です。千件に一斉に当たるより、百件を選んで、相手の事業に合わせた一言を添えるほうが返信は増えます。集める作業を短くする目的は、件数を増やすことではなく、選ぶ時間と書く時間を確保することにあります。

名乗る手間を減らす

紙の名刺は、渡すのは一瞬でも、受け取ったあとが大変です。名刺入れにたまり、机の引き出しに移り、そのうち探せなくなる。相手も同じ状況にいると考えると、渡しただけでは覚えてもらえていない可能性が高いと分かります。

デジタルで渡す形は、この問題への対処のひとつです。スマホにかざして渡すデジタル名刺は、相手のスマートフォンに近づけるとプロフィールのページが表示される仕組みで、そこから連絡先の交換まで進められると案内されています。受け取る側は保存の手間が減り、渡す側は情報を後から更新できます。

とはいえ、紙が不要になるわけではありません。相手の環境によっては受け取れませんし、その場で書き込んで渡す使い方もあります。紙とデジタルを両方持ち、相手に合わせて出すのが実際的です。

どちらを使うにしても、載せる情報は絞ります。肩書きと連絡先、そして何をしている人かが一行で分かること。ページに飛ばす形なら、後から実績や事例を足していけるので、初対面の時点では最小限にとどめておくほうが読まれます。

紙の名刺そのものの作り方や、データの用意については https://zero-press.net/columns/meishi-net-insatsu にまとめてあります。デザインや用紙の選び方から見直したいときの参考にしてください。

説明する資料を早く形にする

提案の資料づくりが重いのは、内容を考える作業と、体裁を整える作業が混ざるからです。伝えたいことは決まっているのに、図の位置や文字の大きさをそろえるのに時間を取られる。この後半だけを軽くできれば、負担はかなり減ります。

ひな形から作るのが基本です。自社の定型を一度作ってしまえば、次からは中身の差し替えで済みます。それでも一から組む場面はあるので、下書きを機械に出させる道具も選択肢になります。入力したキーワードや手元の文書からスライドの案を生成する仕組みが出てきており、日本語での見え方に合わせて作られたものもあります。

ただし、出てきたものをそのまま使うのは避けてください。事実の確認と、相手に合わせた並べ替えは人の仕事です。下書きが手元にあると、直す作業から始められるぶん早く終わる、という理解が実際に近いところです。

利用の条件も確かめます。パソコンからしか使えないなど、動作する環境が限られている場合があります。申し込みの前に、対応環境と料金の形を公式サイトで確認してください。

資料そのものの作り方や図の作り方は https://zero-press.net/columns/shiryou-sakusei-zukai で詳しく扱っています。

集めた情報の扱い方

ここは慎重にいきます。公開されている情報を集められることと、集めた先に自由に連絡してよいことは、別の話です。取得の経路によっては、そのサイトの規約が使い方を定めていますし、連絡の仕方には法令上の制約もあります。

とくに電子メールでの営業は、あらかじめ同意を得ている場合や、名刺交換などで自ら公開している場合といった条件が関わります。送る前に、自分の連絡がどの根拠に当たるのかを確かめてください。判断がつかないときは、電話や郵送に切り替える、あるいは問い合わせフォームから連絡するという方法もあります。

送る側の作法として、停止の手段を用意しておくことも大切です。当サイトが送っている案内のメールにも、一度で配信を止められるリンクを入れています。手間のように見えて、相手との無用な摩擦を避ける仕組みになります。

記録も残します。いつ、どの経路で取得した情報か。どこへ何を送ったか。断りの連絡を受けた先はどれか。この記録がないと、同じ相手へ繰り返し送ってしまい、印象を悪くします。

道具を入れる順番

全部を一度に入れ替えると、どれが効いたのか分からなくなります。時間を記録して山が見えた工程から、ひとつずつ試すのが確実です。

順番の目安は、単調な繰り返しが多い工程から。名簿づくりのように、判断がほとんど要らない作業ほど、道具に置き換えたときの効果がはっきり出ます。逆に、相手ごとの判断が要る工程は、人が担ったほうが結果的に早いことが多い。

道具を増やすと、そのぶん管理も増えます。契約している数、支払っている額、誰が使えるか。半年に一度は棚卸しをして、使っていないものを解約してください。導入したときの負担より、放置している契約のほうが積み上がりやすいものです。

試すときは、無料で使える範囲や試用の期間を活用します。実際の業務で一巡させてみて、書き出したデータが自分の使っている表計算やシステムに素直に入るかを確かめてください。移し替えに手間がかかるなら、時間の節約は目減りします。

そして、続けるかどうかを決める期日を先に決めておきます。三か月使って効果が読めなければ、いったん止める。止め方と解約の条件も、申し込みの前に見ておくと迷いません。

よくある質問

無料で試せますか

一定の件数や期間まで無料で試せる形を用意しているサービスがあります。無料の範囲から自動で有料に切り替わらないと案内しているものもありますが、条件は提供元によって違うので、申し込みの前に確認してください。

集めたリストはそのまま使えますか

集めることと、連絡してよいことは別です。取得元の規約と、連絡の手段ごとの決まりを確認してから使ってください。判断に迷う場合は、問い合わせフォームや郵送など、相手が受け取り方を選べる経路にするのが無難です。

紙の名刺は要らなくなりますか

なくなりはしません。相手の環境や場面によって、紙のほうが確実なことがあります。デジタルと紙を併用し、相手に合わせて出し分けるのが現実的です。

資料の中身まで作ってもらえますか

下書きの生成まではできても、事実の確認と相手に合わせた組み立ては人の作業です。たたき台が早く出てくるぶん、直す時間に回せると考えてください。

一人の事業でも使えますか

使えます。むしろ、人手が足りない分だけ効果が見えやすい場面もあります。ただし費用は毎月かかるので、削減できる時間と釣り合うかを先に計算しておきましょう。

途中で解約できますか

多くは月ごとの契約です。ただし、年払いの割引がある場合や、解約の申し出に期限がある場合もあります。条件は公式サイトで確認してください。

まとめ

新規開拓の準備は、探す・名乗る・説明するの三つに分けると打ち手が見えます。どの工程に時間が消えているかを一週間だけ記録し、山になっている工程から手を入れてください。

道具は万能ではありません。集めた情報をどう扱うかという判断や、相手に合わせた説明の組み立ては、人の側に残ります。だからこそ、機械に任せられる単調な部分を切り出すことに意味があります。各サービスの料金や対応環境は変わることがあるので、最新の条件は公式サイトで確認してください。