法人の通信費を棚卸しする。携帯・回線・電話番号を並べて見直す手順

通信費の請求書を並べてみたら、誰が使っているのか分からない回線が何本か出てきた。担当者が代わるたびに引き継ぎが曖昧になり、契約の全体像を把握している人がいない。小規模な事業所ほど、こうした状態になりがちです。

通信費は毎月出ていく固定の費用なので、一度整理しておくと管理が楽になります。この記事では、契約を棚卸しする手順と、携帯や回線、電話番号の扱いを見直すときの考え方、切り替える場合の段取りを整理します。

契約が散らばると見えなくなる

契約が把握できなくなる理由は、たいてい経緯にあります。

部署ごとに必要が生じたときに契約すると、窓口も時期もばらばらになります。事務所を増やしたときに追加した回線、担当者が個別に申し込んだ携帯、以前使っていた機器の分の契約。それぞれに理由があって始まったものが、理由を知る人がいなくなった状態で残ります。

支払いが口座からの引き落としでまとまっていると、金額の変化に気づきにくくなります。合計だけを見ていると、内訳の中で使われていない分があっても表に出ません。

担当者の交代も影響します。引き継ぎの資料に契約の一覧がなければ、次の担当者は請求書から推測するしかありません。

こうなると、削減できるかどうか以前に、何を持っているのかが分かりません。棚卸しは、金額を下げるためというより、判断ができる状態に戻すための作業です。

作業を始める前に、誰が担当するのかと、どこまでを対象にするのかを決めておいてください。携帯だけなのか、事務所の回線や電話番号まで含めるのか。範囲を広げるほど時間はかかりますが、番号や回線は互いに絡んでいることが多いため、まとめて見たほうが判断しやすくなります。

棚卸しの手順

順番に進めれば難しい作業ではありません。時間はかかりますが、一度やれば次からは更新するだけで済みます。

最初に請求書を集めます。直近の一か月分ではなく、できれば一年分を見てください。年に一度だけ発生する費用や、期間限定の割引が終わるタイミングが見えてきます。紙で届いていないものは、各事業者の管理画面から取得します。

次に、回線ごとに用途と利用者を書き出します。電話番号または契約の番号、月額、用途、使っている人、契約した時期。この五項目で一覧を作ると、全体が見えるようになります。

書き出したら、使っていない回線を洗い出します。退職した人の分、閉じた拠点の分、使わなくなった機器の分。心当たりのないものは、その番号にかけてみる、通信の記録を取り寄せるといった方法で確認できます。

最後に、契約の期間と解約の条件を確認します。期間の定めがあるもの、途中で解約すると費用が発生するもの、機器の分割払いが残っているもの。ここを確認せずに解約すると、想定外の費用が出ます。

携帯と回線の見直し

一覧ができたら、中身を見ていきます。台数と料金の組み合わせから確認してください。

台数が実際の人数と合っているかを見ます。予備として置いてある分、貸し出し用の分も含めて、必要な数を把握します。

料金の組み合わせが使い方と合っているかも見てください。通話が多い人と、データ通信が中心の人では適したものが違います。全員を同じ内容にしていると、どちらかに無駄が出ます。法人の契約に限って用意されている内容もあり、通話の扱いが個人向けとは異なる場合があります。

支給と個人所有の使い分けも整理しておきます。個人の端末を業務に使う場合、費用の精算の方法と、業務の情報をどう扱うかの決めごとが必要になります。

機器の管理も棚卸しの対象です。誰にどの端末を渡しているか、いつ買ったもので分割払いが残っているか、故障や紛失のときの手順が決まっているか。端末の一覧は回線の一覧とは別に持っておくと管理しやすくなります。

法人や店舗を対象にした通信サービスも選択肢に入ります。【BizAir】 では、電源につないで設置する形の機器を使い、設置の工事を伴わずに始められるサービスが案内されています。申し込みから届くまでの日数の目安も示されています。事務所や会議室、店舗のように、配線の工事が難しい場所での選択肢になります。

電話番号をどう扱うか

見直しの中で最も慎重に扱うべきなのが、代表の電話番号です。名刺、看板、登記の書類、取引先の連絡先に載っているためです。

まず、今の番号を引き継げるかどうかを確認してください。引き継ぎの可否は、番号の種類、これまでの契約の経緯、移行先のサービスによって変わります。制度上の扱いと各事業者の規定の両方が関わるため、自己判断せず窓口で確認するのが確実です。

番号そのものを移すのではなく、転送の仕組みで対応する方法もあります。今の番号を残したまま、かかってきた電話を別の場所で受ける形です。

拠点が複数ある場合や、在宅で働く人がいる場合は、電話の仕組みそのものを見直す選択肢もあります。手元の端末で会社の番号として発着信でき、取り次ぎもできる仕組みが提供されています。転送とは異なり、かける側も受ける側も会社の番号で通話できる形です。拠点をまたいだ内線の通話について費用がかからないとしているサービスもあります。

移行にあたっては、番号を記載しているものの洗い出しも必要です。名刺、封筒、看板、ウェブサイト、各種の届出。番号が変わる場合は、差し替えの費用と手間も見積もりに入れてください。

サービスごとの違いの見方

比べるときに見る場所を決めておくと、判断が早くなります。

見るのは、対象としている規模、提供の方式、初期にかかる費用、契約の期間、そして問い合わせの窓口です。同じ「法人向け」でも、想定している規模が違います。

対象の規模は最初に確認してください。個人事業主や数人の事業所も対象としているサービスもあれば、一定の規模を前提にしているものもあります。

初期にかかる費用の扱いにも差があります。契約にかかる手数料を提供側が負担すると案内しているところもあります。条件や期間が定められている場合があるため、内容を確認してください。

電話回線や番号の取得をまとめて扱う窓口もあります。事務所の移転や増床のときに、回線と番号の手続きを一つの窓口で進められる形です。初期の費用について案内を出している場合もあるため、条件を確認したうえで比べてください。

料金の比較は、月額だけでなく期間の総額で見てください。初期の割引が効いている間だけ安く見えることがあります。台数と契約の内容によって金額は変わるので、他社の事例をそのまま自社に当てはめないほうが確実です。

切り替えるときの段取り

契約を変えると決めたら、業務を止めないための段取りが要ります。

移行の期間を確保してください。申し込みから利用開始まで、機器の到着や設定の作業を含めて日数がかかります。決算期や繁忙期を避けて計画するほうが安全です。

並行して動かす期間を設けるのが基本です。新しい回線が使えることを確認してから、古い契約を解約します。同日に切り替えると、不具合があったときに連絡手段そのものを失います。

社内への周知も忘れないでください。番号や機器が変わること、いつから変わること、困ったときの連絡先。周知が足りないと、切り替えの当日に問い合わせが集中します。

取引先への案内も、番号が変わる場合は必要になります。案内の時期と方法を決めておいてください。

費用の税務上の扱いについては、税理士など専門家に確認してください。機器の購入か貸与か、契約の形態によって扱いが変わる場合があります。╋━━━━━━━━━━━━━━━━━━━　《電話加入権.com》━╋ ☆今すぐ電話番号が欲しい！急ぎで電話引きたい！全国スピード開通♪ ╋━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━╋ ｜　事務所移転やオフィス拡大も《電話加入権.com》なら ｜　　　安く・早く・簡単に全部まとめてサポート!! ｜ ｜　▼電話番号《即日手配＆選べる》　電話工事《最短2日》▼ ｜　　　　　☆電話加入権　39,600円（税込）　不要☆ ｜　　　　　　　　　 ｜⇒https://px.a8.net/svt/ejp?a8mat=4BA0X9+FCIBPE+1MWA+15ORS3では、事務所の移転や拡張に伴う電話回線と番号の手続きをまとめて扱う窓口が案内されています。初期の費用に関するキャンペーンについての説明もあるため、条件を確認したうえで検討してください。

よくある質問

今の電話番号は引き継げますか。番号の種類と契約の経緯、移行先によって変わります。制度上の扱いも関わるため、窓口で確認してください。

工事は必要ですか。サービスによります。電源につなぐだけで設置できる形のものもあります。

少人数でも法人契約できますか。個人事業主や小規模の事業所を対象としているサービスもあります。条件は各社の案内によります。

解約に費用はかかりますか。契約の期間や機器の分割払いの残りによります。棚卸しの段階で確認しておいてください。

切り替え中は両方を使えますか。並行して動かす期間を設けるのが一般的です。日程を組むときに考慮してください。

どのくらい安くなりますか。台数と契約の内容によって変わるため、事前に金額を言い切ることはできません。棚卸しの結果をもとに見積もりを取ってください。

費用は経費として処理できますか。契約の形態によって扱いが変わる場合があります。税理士など専門家に確認してください。

まとめ

通信費の見直しは、請求書を一年分集めること、回線ごとに用途と利用者を書き出すこと、移行の段取りを先に決めることの三点で進みます。

金額がどれだけ変わるかは契約の内容と台数によります。電話番号の引き継ぎは制度と各社の規定が関わるため、窓口で確認してください。費用の税務上の扱いは専門家への確認が確実です。法人向けの携帯の比較は https://zero-press.net/columns/houjin-keitai-hikaku に、電話の仕組みを移す方法は https://zero-press.net/columns/cloud-pbx-nyumon にまとめています。