PRESS RELEASE イベント 2026/11/11 13:17

【無料公開】Googleドライブ「共有の有効期限」早見表

Googleドライブの共有に有効期限を付けられるのは「アドレスを指定した共有」だけ ― 社内で最も使われるリンク共有は対象外。全10パターンの早見表を無料公開 Googleドライブの共有管理ツール「DriveChecke …

DriveChecker株式会社がPRESSNOWで配信したプレスリリースの原文を、Zero Press が転載して掲載しています。

Googleドライブの共有に有効期限を付けられるのは「アドレスを指定した共有」だけ ― 社内で最も使われるリンク共有は対象外。全10パターンの早見表を無料公開

Googleドライブの共有管理ツール「DriveChecker」を提供するDriveChecker株式会社(本社:大阪府)は、Googleドライブの共有に設定できる「有効期限」を調べました。Googleの公式ヘルプとAPIリファレンスを突き合わせ、どの共有に設定でき、どの共有に設定できないのかを全10パターンに整理しています。あわせて、その内容をまとめた早見表を本日より無料で公開します。
整理の結果、有効期限を設定できるのは、相手のメールアドレス(またはグループのアドレス)を指定した共有だけでした。「リンクを知っている全員」「組織内のリンクを知っている全員」といったリンク共有には設定できません。このことがGoogleの公式仕様に明記されていることも確認しました。

■背景:社内で一番手軽な共有が、いちばん閉じられない

社内で資料を配るとき、一人ずつアドレスを入れるより「組織内のリンクを知っている全員」に設定するほうが手間がかかりません。そのため、実務ではこの方法がよく使われています。
ところが、有効期限を付けられないのはまさにこの共有です。一度この設定にしたフォルダは、その後に入社した人にも自動的に見えるようになります。共有設定は誰も変えていないので、変更の記録にも残りません。中身の重要度だけが上がっていき、見える範囲は数年前のままになります。
さらに、社内共有には誰からも苦情が来ません。社外に出てしまった共有は、相手から指摘されて事故として表に出ます。一方、社内で見えすぎている状態では、見えている本人は困りません。そのため、発覚するのは誰かが気づいたときか、監査のときになります。

■確認した内容(全10パターン)

共有の形(共有画面での表示)、対象(ファイルかフォルダか)、権限の組み合わせで全10パターンに分けて確認しました。有効期限を設定できたのは7パターン、設定できなかったのは3パターンです。
▼有効期限を設定できる共有(7パターン)
・ファイルを、相手のメールアドレスを指定して共有する場合(閲覧者・コメント可・編集者の3つの権限すべて)
・ファイルを、グループのアドレスを指定して共有する場合(閲覧者・コメント可・編集者の3つの権限すべて)
・フォルダを、相手またはグループのアドレスを指定して「閲覧者」として共有する場合
※ファイルの「編集者」は、APIの仕様上は設定できます。ただし、共有画面から設定できるかどうかは未確認です(後述の「断定していないこと」①を参照)。

▼有効期限を設定できない共有(3パターン)
・フォルダを、相手またはグループのアドレスを指定して「編集者」として共有する場合
・一般的なアクセスを「組織内のリンクを知っている全員」にする場合(ファイル・フォルダとも、権限を問わず)
・一般的なアクセスを「リンクを知っている全員」にする場合(ファイル・フォルダとも、権限を問わず)

アドレスを指定した共有でも、フォルダの「編集者」には期限を付けられません。また、リンク共有は、対象や権限にかかわらず一切期限を付けられません。

■根拠

Google Drive API v3 の権限リファレンスでは、有効期限(expirationTime)について次のように明記されています。

・「They can only be set on user and group permissions.(ユーザーとグループの権限にのみ設定できます)」
・「The time cannot be more than one year in the future.(1年より先の日時は設定できません)」

リンク共有は内部的に、userでもgroupでもない種別として扱われます。そのため、有効期限の対象外になります。
Googleドライブヘルプには、次の記載があります。

・「フォルダの場合、これは閲覧者のロールに対してのみ設定できます。」
・「1 年以内の日付を選択します。」
・「この機能は、仕事用アカウントと学校用アカウントで利用できます。」

保存場所による違いもあります。共有ドライブ上のファイル・フォルダにアドレスを指定して共有する場合、2025年11月から有効期限を設定できるようになりました(それ以前は設定できませんでした)。リンク共有に設定できない点は、マイドライブでも共有ドライブでも変わりません。

■断定していないこと

正確さを保つため、裏が取れていない次の3点は「設定できる/できない」と言い切っていません。
①ファイルの「編集者」に共有画面から期限を付けられるか
②期限が切れたあと、親フォルダ側の権限が残っている場合にアクセスが続くか
③共有ドライブのフォルダでの挙動
いずれも、Googleのヘルプに記述がないためです。早見表にも同じ注記を入れています。

■配布物「Googleドライブ『共有の有効期限』早見表」を無料公開

上記の内容を1枚にまとめた早見表を、本日より無料で公開します。掲載内容は次のとおりです。
・全10パターンの一覧
・保存場所による違い
・断定していない3点の注記
・情報システム部門の方がその日のうちに実施できる確認3ステップ
確認3ステップの概要は次のとおりです。
①見える人を限りたいフォルダを3つ挙げる(人事評価、給与、採用、契約書など)
②その3つの「一般的なアクセス」が「制限付き」になっているかを確認する。フォルダの中のファイルは親と別の共有設定を持てるため、中のファイルも数件開いて確認する
③該当した件数を数えて、置き場のルールに1行足す