事務所と現場の事務をAIで減らす。業種ごとに向いている作業

少人数の事務所や工務店では、専門の仕事より事務のほうに時間を取られていることがあります。書類を作り、確認し、送り、控えを残す。この積み重ねが、本来の仕事を圧迫します。

AIで減らせるという話は耳に入ってきますが、何から手をつければいいのかが分かりません。道具の名前だけが増えていき、結局そのままになっている。

この記事では、作業から選ぶという考え方、向いている作業の共通点、業種ごとに任せやすい仕事、そして人が持ち続ける責任の線引きを整理します。

AIを入れる前に、どの作業かを決める

多くの場合、つまずくのは道具選びから入るからです。

どのサービスが良いか、どれが安いか、何ができるか。調べているうちに情報が増えすぎて、比べること自体が仕事になります。そして結論が出ないまま時間が過ぎます。

順序を逆にしてください。まず、自分の一週間の作業を書き出します。何に何時間かけているか。

書き出すと、思っていたのと違う分布になることがあります。専門の判断に使っている時間より、その前後の準備と記録のほうが長い。多くの事務所で起きていることです。

そのうえで、時間の長い順に並べます。上位のいくつかについて、「これは型が決まっているか」を考えます。決まっているなら、任せられる候補になります。

道具を選ぶのは、その後です。任せたい作業がはっきりしていれば、比べる基準もはっきりします。何ができるかではなく、その作業ができるかで選べます。

この順番にするだけで、検討にかかる時間が大きく減ります。

書き出しは細かくしなくて構いません。「見積を作る」「請求を出す」「問い合わせに答える」といった粒度で十分です。細かく分けようとすると、書き出す作業自体で止まります。

一週間ぶんが取りにくければ、直近の三日でも傾向は見えます。まず一度やってみてください。

向いている作業の共通点

任せやすい作業には、共通する性質があります。

一つ目は、型が決まっていることです。毎回だいたい同じ形で作るもの。書式が決まっている書類、定型の連絡文、繰り返しの集計。

二つ目は、下書きでよいことです。完成品をそのまま使うのではなく、たたき台を作ってもらい、人が直す。この形なら、間違いがあっても人の手前で止まります。

三つ目は、量が多いことです。一件だけなら自分でやったほうが早い作業も、何十件とあるなら差が出ます。

四つ目は、判断が要らないことです。読み取って写す、並べ替える、形式を整える。ここに専門の判断が入らないなら、任せやすくなります。

逆に向かないのは、最終的な責任が伴う判断、依頼者の意思を確認する場面、そして正確さが一箇所でも崩れてはいけない作業です。

この線引きを先に決めておくと、導入したあとに困りません。

法律や労務を扱う事務所の場合

書類と期日が多い業種なので、下ごしらえに使える場面が多くあります。

一つは、書面の下書きです。定型の部分を先に組み立ててもらい、事案に応じた部分を人が書く。ゼロから書き始めるより速くなります。

二つ目は、調べものの整理です。集めた資料の要点をまとめる、争点ごとに並べ直す。最終的な判断は人が行う前提で、材料の整理に使います。

三つ目は、期日の管理です。書類から日付を拾い、一覧にする。転記の間違いを減らせます。

四つ目は、請求の作業です。時間の記録から請求書の形に整える。毎月同じ形なので、型が決まっています。

労務を扱う事務所では、届出の書類、就業規則の対照、従業員からの問い合わせへの定型的な返答といった部分が候補になります。

法律事務所向けのAI活用の無料オンライン相談のように、業種ごとに実務へ踏み込んで説明する無料の相談も用意されています。オンラインで一対一の形をとると案内されており、申し込みは法人と個人事業主に限られ、無料のメールサービスのアドレスでは受け付けられないとされています。内容や条件は変わることがあるため、公式サイトで確認してください。

税務や会計を扱う事務所の場合

繰り返しの作業が多く、しかも期限が集中する業種です。

一つ目は、資料の整理です。受け取った書類を種類ごとに分ける、必要な項目を拾って一覧にする。ここは量が多く、判断が少ない領域です。

二つ目は、定型の連絡です。資料の催促、進捗の共有、期限の案内。毎年同じ時期に同じ内容を送るなら、下書きを作ってもらえます。

三つ目は、確認の作業です。数字の突き合わせや、抜けている項目の洗い出し。人が見落としやすい部分を先に拾ってもらう使い方です。

四つ目は、社内の手順書です。担当者ごとにやり方が違う作業を、文章に落とす。属人化を減らす取り組みと相性があります。

税理士・会計事務所向けのAI活用の無料オンライン相談でも、こうした事務所向けの内容が扱われています。何から始めるかが決まっていない段階で相談する形になっています。

ただし、扱うのは顧客の財務情報です。どのサービスに何を入れてよいかは、事務所として先に決めておく必要があります。ここは次の章で触れます。

建設や工務店の場合

現場と事務が離れている業種なので、記録と伝達に手間がかかります。

一つ目は、見積の下ごしらえです。過去の実績から近い案件を探し、項目を並べる。最終的な金額は人が決めますが、そこまでの準備を短縮できます。

二つ目は、書類です。安全に関する書類、協力会社とのやり取り、提出物の確認。決まった形式のものが多くあります。

三つ目は、日報と報告書です。現場からの短い記録を、報告の形に整える。書く負担が減ると、記録そのものが続きます。

四つ目は、原価の集計です。伝票や請求から数字を拾って並べる作業は、量が多く型も決まっています。

社内に詳しい人がいなくても始められる手順まで説明されるとされていますが、実際にどこまで自社に合うかは相談の場で確かめてください。

人が残る部分と、守秘の線引き

導入するときに、必ず先に決めておくことがあります。

一つ目は、確認の責任です。出てきたものをそのまま使わない。誰が、どの段階で確認するかを決めます。下書きとして使う前提なら、この工程は必ず要ります。

二つ目は、入れてよい情報の範囲です。依頼者の氏名、財務の数字、図面。外部のサービスに入れてよいものと、いけないものを分けてください。

三つ目は、サービス側の扱いです。入力した内容がどう保存され、学習に使われるのかどうか。契約の条件を読んで判断します。

四つ目は、社内の共有です。担当者ごとに勝手な使い方をすると、線引きが崩れます。使ってよい範囲を文書にしておいてください。

五つ目は、専門職としての責任です。最終的な判断と、依頼者への説明は人が持ちます。ここは道具が代わりに担えない部分です。

作業の自動化を学ぶ方法は https://zero-press.net/columns/sagyou-jidouka-manabu で整理しています。

社内の書式を整える話は https://zero-press.net/columns/shanai-shoshiki-hinagata にまとめています。

よくある質問

専門の知識がないと使えませんか

社内に詳しい人がいなくても始められる形で説明されるとされています。ただし、どこまで自社の作業に合うかは相談の場で確認してください。

費用はどのくらいかかりますか

相談自体は無料とされていますが、実際に導入する道具の費用は別に発生します。何にいくらかかるのかを、相談の場で聞いてください。

個人事業でも申し込めますか

申し込みは法人と個人事業主に限られるとされています。無料のメールサービスのアドレスでは受け付けられないとされているので、事業で使っているアドレスを用意してください。

依頼者の情報を入れて安全ですか

サービスによって扱いが違います。入力した内容の保存と利用の条件を確認し、入れてよい情報の範囲を事務所として先に決めてください。

どこから始めればいいですか

一週間の作業を書き出し、時間の長いものから型が決まっているかを見てください。そこが最初の候補になります。

人手が要らなくなりますか

置き換えではなく、下ごしらえに使う形が現実的です。確認と判断は人が持つ前提なので、その分の時間は残ります。

うまくいかなかったらどうしますか

小さい作業から試して、合わなければやめられる形にしておいてください。最初から全体の仕組みを変えないほうが戻しやすくなります。

まとめ

事務を減らすときの要点は三つです。

一つ目は、作業から選ぶことです。道具を比べる前に、一週間の作業を書き出して時間の長い順に並べる。この順番にすると、検討にかかる時間が減ります。

二つ目は、型のあるものから任せることです。書式が決まっている、下書きでよい、量が多い、判断が要らない。この四つが揃う作業が最初の候補になります。

三つ目は、確認と守秘を人が持つことです。出てきたものをそのまま使わない。入れてよい情報の範囲を先に決める。専門職としての責任は道具に移せません。

業種によって、任せやすい作業は変わります。書面と期日が多いのか、繰り返しの集計が多いのか、現場からの記録が多いのか。自分の事務所の分布を見てから決めてください。

相談の条件や内容は変わることがあります。申し込む前に、公式サイトで最新の情報を確認してください。