繰り返しの作業を減らす。自動化を学ぶか、道具に任せるか

毎月、同じ表を作っている。毎週、同じ文面のメールを書いている。減らしたいとは思っているが、目の前の仕事が終わらないので手をつけられない。

自動化の話は、道具の話から始まりがちです。ただ、道具を入れても減らない作業があります。何を減らすかを決める工程のほうが、実は結果を左右します。

この記事では、時間の測り方、向く作業と向かない作業、学ぶ形、任せる形とその限界、発信の作業、そしてやめる判断を整理します。

減らす前に、何に時間を使っているかを測る

最初にすることは、道具を探すことではありません。

一週間、自分の作業を書き出してください。何を、どのくらいの時間で、何回やったか。細かくなくて構いません。三十分単位で足りるはずです。

書き出すと、思っていた配分と違うことに気づきます。負担に感じている作業が、実は時間としては短いこともあります。

逆に、何とも思っていなかった作業が、合計すると大きな時間を占めていることがあります。移動、確認、待ち。

そのうえで、順番をつけます。時間が長く、回数が多く、手順が決まっているもの。ここが最初に手を付ける対象です。

一人で測るのが難しい場合は、部署の何人かで同じことをしてください。同じ作業を別々の人がやっている、といった重複も見つかります。

そして、測る期間は繁忙期を避けないでください。忙しい時期こそ、削りたい作業が表に出ます。

測った結果は残しておいてください。あとで、どのくらい減ったかを比べる基準になります。

測る単位も決めておくと比べやすくなります。一件あたり何分か、月に何件か。合計だけを見ると、件数が増えたのか効率が落ちたのかが分かりません。

そして、時間だけでなく、その作業をどう感じているかも書いてください。短いのに気が重い作業は、順番を上げる価値があります。

自動化に向く作業と向かない作業

すべての作業が自動化に向くわけではありません。

向くのは、手順が決まっていて、判断が少なく、回数が多い作業です。同じ形式のデータを転記する、決まった条件で振り分ける、定型の文面を作る。

向かないのは、例外が多い作業です。相手によって対応を変える、状況を見て判断する。こうした作業は、仕組みを作っても例外の処理に時間を取られます。

まず、向く作業から手を付けてください。難しいものから始めると、途中で止まります。

そして、完全に自動にしなくても構いません。半分だけ自動にして、確認は人が行う。この形のほうが現実的です。

失敗したときの影響も考えてください。間違えても取り返しがつく作業から始めるほうが安全です。お金や契約に関わる作業は、後回しにするか、確認を厚くしてください。

作った仕組みを誰が保守するかも決めておいてください。作った人が異動すると動かなくなる、という状態は珍しくありません。

手順は文書にしてください。何をどう動かしているかが分からないと、直せません。

動かなくなったときの連絡先も決めておいてください。外部に頼んで作った仕組みなら、その後の対応がどこまで含まれるかを契約で確認します。

小さく始めて、一つ動いてから次に進んでください。まとめて作り替えると、どこで止まっているのか分からなくなります。

伴走してもらいながら学ぶ形

道具の使い方を学ぶだけでなく、自社の作業を対象に進める形もあります。

AI鬼管理（業務自動化の伴走型トレーニング）は、業務の自動化を、担当が付いて進める形のサービスです。学ぶだけで終わらせず、実際の業務を対象に進めると案内されています。期間や費用は公式サイトで確認してください。

こうした形を検討する場合、確認したい点があります。

一つ目は、期間です。何か月で、何回のやり取りがあるか。

二つ目は、対象です。誰が受けるのか。担当者一人なのか、複数なのか。

三つ目は、成果物です。終わったときに何が手元に残るのか。仕組みそのものなのか、手順書なのか。

四つ目は、費用です。総額と、その後に続く費用があるかどうか。

五つ目は、扱う情報です。社外に出せない情報をどう扱うか。ここは社内の規程との突き合わせが要ります。

そして、無料の相談や診断がある場合は、まず話を聞くという使い方ができます。その場で決めず、持ち帰って検討してください。

なお、どのくらい作業が減るかは、業務の内容によって大きく変わります。示されている例は条件つきのものとして読んでください。

道具に任せる形と、その限界

もう一つは、既にできあがった道具を使う形です。

たとえば、決めた題材に沿って文章を作り、公開までを一括で行う道具があります。手を動かす時間は大きく減ります。

ただ、限界もあります。

出てきた内容が正しいとは限りません。古い情報、事実でない記述が混ざることがあります。参照した元を確認できる形なら、そこを見てください。

そして、公開する責任は使う側にあります。道具が作ったから、という理由は通りません。

だから、公開の前に人が読む工程を残してください。全部を読めない量を作るなら、そもそも量を減らすほうが妥当です。

検索の順位についても、断定できることはありません。仕組みは変わりますし、方針も更新されます。

社内の情報を入力する場合は、その情報がどこに保存されるかを確認してください。契約の条件に書かれています。

費用の形も見ておいてください。月ごとの契約なら、使わない月の扱いも含めて確認します。年でまとめる形は安く見えますが、合わなかったときに戻せません。

他の道具とつながるかも確認します。既に使っている仕組みと連携できないと、結局は手作業で移すことになります。

発信の作業をどう扱うか

外に向けた発信も、時間を取られる作業です。

案内文、告知、記事、メール。書く時間を減らす道具はあります。

集まる集客総研（女性起業家向けの学びの場）は、事業を営む人に向けた学びの場です。独自の仕組みを使って原稿を作る手順が案内されています。対象と費用は公式サイトで確認してください。

こうした仕組みを使うときも、最後は人が判断してください。読む人に向けた内容になっているか、事実に誤りがないか。

そして、量を増やすことが目的にならないようにしてください。読まれない文章を増やしても、時間が減った意味がありません。

効果を測る形も決めておいてください。何を見て、続けるか止めるかを判断するか。ここがないと、作業だけが残ります。

広告の表示が必要な場面もあります。事業者から提供を受けている場合、その旨を示す必要があります。

やめる作業を決める

最後に、一番効く話です。

自動化する前に、そもそもやめられる作業があります。誰も見ていない報告書、形だけの確認、慣習で続いている会議。

作業を書き出したら、一つずつ聞いてみてください。これをやめたら、誰が困るか。

答えられない作業は、止めてみる価値があります。一か月止めて、問題が起きなければ、それが答えです。

減らす順番は、やめる、まとめる、任せる、自動化する。この順です。自動化は最後に来ます。

やめる判断は、一人ではしにくいものです。関係する人に相談してから決めてください。

そして、減った時間を何に使うかも決めておいてください。決めないと、別の作業で埋まります。

半年に一度は見直してください。作った仕組みが使われなくなっていることもあります。使っていない契約に払い続けていないかも、そのときに確認します。

文章の下書きを任せる場合の分担は、https://zero-press.net/columns/ai-writing-tsukaikata で整理しています。

画像を扱う場合の注意は、https://zero-press.net/columns/gazou-ai-gyoumu で扱っています。

よくある質問

何から始めればよいですか

作業を書き出して時間を測るところからです。道具を探すのは、その後で構いません。

費用はどのくらいかかりますか

形によって大きく違います。学ぶ形と、道具を使う形では前提が変わります。総額で確認してください。

期間はどのくらい必要ですか

対象とする業務によります。伴走の形では数か月単位になることが多いようです。

出てきたものはそのまま使えますか

そのままは使わないでください。事実の確認と、公開の判断は人が行う必要があります。

小さい会社でも使えますか

規模より、作業の性質で決まります。手順が決まっていて回数が多い作業があれば対象になります。

情報の扱いはどうすればよいですか

契約の条件を確認し、社内の規程に従ってください。社外に出せない情報は入力しないでください。

作業はどのくらい減りますか

業務の内容によって変わります。断定はできないため、まず一つの作業で試してください。

まとめ

三点にまとめます。

一つ目は、時間を測ってから決めること。感覚で選ぶと、効果の薄いところから手を付けます。

二つ目は、判断は人が持つこと。出てきたものをそのまま使わないでください。

三つ目は、やめられる作業を先に探すこと。自動化より前に効きます。

まずは一週間、作業と時間を書き出してみてください。そこに答えが出ています。