サイトで見積もりと申し込みを受ける。問い合わせの前を減らす

問い合わせの電話に出ると、まず料金を聞かれる。条件によって変わるので説明が長くなり、最後は見積もりを出しますという話で終わる。これが一日に何件も続きます。

料金の説明に時間を取られている事業者は多いものです。そして、そのやり取りの多くは、金額が先に分かっていれば発生しませんでした。

この記事では、問い合わせの中身を数える方法、金額を先に見せる考え方、自動で見積もりを出す仕組み、自分で組み立てる選択、料金表を作るときの注意、そして動画で説明する方法を整理します。

問い合わせの中身を数えてみる

まず、いま来ている問い合わせを分類してください。

一か月分を並べて、内容ごとに数えます。料金の確認、対応できる範囲の確認、日程の相談、そして具体的な依頼。

やってみると、料金と条件の確認が半分以上を占めていることがよくあります。そして、そのうち実際の依頼につながるのは一部です。

つまり、依頼にならない問い合わせに時間を使っている状態です。この部分は、情報の出し方で減らせます。

同じ質問が繰り返されているかも見てください。三回以上出た質問は、サイトに書いておくべき内容です。

対応にかかっている時間も計ってみてください。一件あたり10分でも、月に50件あれば8時間を超えます。

問い合わせ対応の仕組み全体については、https://zero-press.net/columns/toiawase-taiou-shikumi で整理しています。

金額を先に見せるという考え方

料金を出さない理由として、条件によって変わるから、という説明がよく使われます。

ただ、利用する側から見ると、まったく分からない状態は不安です。おおよその幅も示されていないと、問い合わせる前に他をあたることになります。

概算でも示すと、二つのことが起こります。一つは、予算の合わない問い合わせが減ること。もう一つは、迷っている人が次に進みやすくなることです。

前者は機会の損失に見えるかもしれませんが、実際には対応の時間が空きます。予算が合わない相手に説明を尽くしても、依頼にはなりません。

示し方はいくつかあります。最低の金額を示す、価格の幅を示す、条件ごとの例を示す。扱う内容によって向く形が変わります。

一番分かりやすいのは、条件を選ぶと金額が出る形です。利用する側が自分の状況を入力し、その場で目安を知れます。

自動見積もりフォーム「マイ見積」は、そうした仕組みをサイトに置けるサービスです。見込みの客が項目を選ぶと金額が提示され、見積もりの書面を発行できる形だと案内されています。既存のサイトからリンクする方法や、作成の道具で作ったページに埋め込む方法があるとされています。行政書士や税理士の事務所、撮影、印刷物の配布など、さまざまな業種で使われていると案内されています。詳しい条件は公式サイトで確認してください。

自動で見積もりを出す仕組み

こうした仕組みを入れるときに確認したい点を挙げます。

一つ目は、既存のサイトに置けるかです。作り直しが必要な形だと、導入の負担が大きくなります。

二つ目は、金額の計算をどこまで表現できるかです。数量による割引、条件の組み合わせ、地域による差。自社の料金の決まり方を再現できるかを確認してください。

三つ目は、結果をどう渡すかです。画面に表示するだけなのか、書面として発行できるのか。その場で持ち帰れる形だと、社内での検討に使ってもらえます。

四つ目は、その後につながる導線です。金額を見たあとに問い合わせへ進める形になっているか。ここが切れていると、見て終わりになります。

五つ目は、届いた内容の扱いです。誰がいつ確認するのか。仕組みを入れても、返答が遅ければ意味がありません。

そして、料金を変えたときに自分で直せるかも重要です。そのたびに依頼が必要だと、更新されないまま古い金額が残ります。

入力の項目数も見ておいてください。細かく聞くほど精度は上がりますが、途中で離脱する人が増えます。三つか四つの質問で概算が出る形が、使われやすい水準です。

携帯の画面での見え方も確認します。多くの人は移動中に調べます。文字が小さい、選びにくいといった状態だと、そこで止まります。

自分で組み立てるという選択

月々の費用をかけずに、仕組みを自分の側に持つという方法もあります。

買い切りの形で道具を用意し、自社のサイトに置く形です。継続的な費用が発生しない代わりに、設定と保守は自分で行います。

こうした作成の道具も出てきています。買い切りと年ごとの契約の両方を用意している形で、受け取ったファイルをもとに自社用の内容を作る流れだと案内されています。料金の説明に手間がかかる業種を中心に対応するとされており、詳しい仕様と価格は公式サイトで確認してください。

選ぶときは、自社で扱えるかを冷静に見てください。設定を触れる人が社内にいるか、いなくなったときにどうするか。

動かす環境の条件も確認します。特別な仕組みが必要な形だと、いまのサイトでは動かないことがあります。

導入したあとの手直しも見込んでおいてください。最初から完成することはなく、実際に使われ方を見ながら調整する工程が必ず入ります。

サイトそのものを外に頼む場合の費用の考え方は、https://zero-press.net/columns/hp-gaichu-hiyou-kimekata で扱っています。

料金表を作るときの注意

金額を示すと決めたら、書き方に注意が要ります。

まず、目安であることを明記してください。現地の状況によって変わる、条件によって加算があるといった前提を、金額の近くに書きます。

次に、含まれるものと含まれないものを分けてください。出張の費用、処分の費用、材料の費用。ここが曖昧だと、後で説明が必要になります。

変わりやすい部分は、範囲で示すという方法もあります。一点いくらから、面積によって変動する、といった形です。

税の扱いも明記します。表示が税を含むのか含まないのかで、印象が変わります。

最低の金額も示しておくと、小さすぎる依頼を減らせます。この金額から承っています、という一文があるだけで違います。

そして、示した金額と実際の請求が大きく食い違わないようにしてください。ここがずれると、信頼を損ないます。ずれる可能性がある条件を、あらかじめ書いておくことが大切です。

動画で説明するという方法

文章で伝えにくい内容は、動画のほうが早い場合があります。

作業の手順、製品の使い方、施工の様子。見れば分かるものは、書くより見せるほうが短時間で伝わります。

社内の研修や、契約した相手だけに見せたい内容もあります。この場合、誰でも見られる場所に置くわけにはいきません。

ピッパサック（動画配信CMS）は、動画を配信するサイトを作れる仕組みです。会員だけに向けた配信ができる機能があり、学習の場や企業の研修といった用途に使えると案内されています。サイトの構成を変えられる仕組みも備えているとされています。無料での相談から始められる形で、料金は公式サイトで確認してください。

動画を用意するときは、短くまとめてください。一本で全部を説明しようとすると、見てもらえません。話題ごとに分けるほうが使われます。

文字での説明も併記しておくと、見られない環境の人にも届きます。音を出せない場所で見る人もいるため、字幕があると親切です。

そして、動画も更新が必要です。内容が古くなったまま置かれていると、かえって混乱を招きます。

よくある質問

費用はどのくらいかかりますか

形によって変わります。月額の形と買い切りの形があり、初期の費用が別になっている場合もあります。総額で比べてください。

導入にどのくらいかかりますか

料金の決まり方が単純なほど早く進みます。条件が複雑な場合は、整理の作業から始まります。

専門の知識は必要ですか

仕組みによって違います。設定を触る人が社内にいるかどうかを、導入の前に確認してください。

既存のサイトに置けますか

置ける形があります。作り直しが必要かどうかは、事前に確認してください。

金額が条件で変わる業種でも使えますか

範囲で示す、条件を選ばせるといった方法があります。自社の料金の決まり方を再現できるかを確認してください。

解約はできますか

契約の形によります。買い切りと継続の形では扱いが違うため、条件を読んでください。

金額を出すと値引きを求められませんか

その懸念はあります。ただ、示していなくても交渉は起こります。含まれる範囲を明記しておくほうが、説明はしやすくなります。

まとめ

三点にまとめます。

一つ目は、問い合わせの中身を数えること。何に時間を使っているかが分かれば、減らす場所も決まります。

二つ目は、概算でも金額を示すこと。予算の合わない問い合わせが減り、迷っている人は進みやすくなります。

三つ目は、目安だと分かる書き方にすること。含まれる範囲と変動の条件を明記すれば、後の説明が減ります。

問い合わせを減らすことが目的ではありません。依頼につながる問い合わせだけが残る状態を作ることが目的です。