【導入事例】1万8,000人規模の労使協定を電子化、「ベクターサイン」で工数・コスト約4割削減

株式会社ベクターホールディングス（本社：東京都港区、代表取締役社長：岩井 美和子、以下「当社」）は、当社が提供する電子契約サービス「ベクターサイン」が、パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社（以下「パーソルビジネスプロセスデザイン」）の労使協定締結業務に導入され、その導入事例を公開したことをお知らせいたします。 

パーソルビジネスプロセスデザインでは、約1万8,000人の従業員を対象に、全国100拠点以上で行う労使協定の締結業務に「ベクターサイン」を導入しました。 従来の紙・郵送による運用から電子契約へ移行したことで、人事部門の作業工数を約4割削減するとともに、郵送費などの直接経費についても約4割削減。さらに、書類紛失リスクや郵送物の追跡管理、従業員代表者による出社・郵送対応など、紙の契約業務に伴っていた負担の軽減にもつながっています。 　 

■導入の背景 ― 会社再編により対象事業所が10カ所程度から100カ所以上へ 

パーソルビジネスプロセスデザインでは、社員を対象とした労使協定締結の事務局業務を行っています。 

2024年10月の会社再編に伴い、労使協定の締結対象となる事業所は、それまでの10カ所程度から100カ所以上へと大幅に増加しました。 

従来は、事業所ごとに労使協定書と説明文を用意して郵送し、各拠点の従業員代表者が署名・捺印したうえで、人事部門へ返送する紙ベースの運用を行っていました。 

しかし、対象事業所の増加により、書類の印刷・封入・発送・回収にかかる作業負担や郵送費の増加に加え、郵送状況の追跡管理、書類の保管、紛失リスクなどが課題となっていました。 

また、在宅勤務や客先常駐など多様な働き方が広がるなか、従業員代表者が署名・捺印や書類の返送のために出社する必要があることも、業務上の負担となっていました。 

こうした課題を解決し、対象拠点が増加しても安定して労使協定を締結できる体制を構築するため、電子契約サービスの導入検討が進められました。 

■「ベクターサイン」導入の決め手 

電子契約サービスの選定にあたっては、労使協定という文書を扱うことから法的有効性やセキュリティが重視されたほか、コストや導入までのスピードも重要な要素となりました。 

「ベクターサイン」は、電子署名・タイムスタンプに対応しているほか、IPアドレス制限などのセキュリティ機能を備えています。 

また、初期費用・基本料金0円、ユーザー数・文書保管数無制限で利用できる料金体系も、導入の決め手の一つとなりました。 

さらに、導入準備の過程では、労使協定書の閲覧・ダウンロードを社内ポータルサイト上に限定できないかという相談も生まれました。法令遵守の観点から、従業員代表の署名時にメッセージを表示し社内ポータルサイトでの閲覧を促すという代替案が示され、約2週間というスピードで必要な機能が実装されました。

これにより、年度末の労使協定締結業務に間に合う形で運用を開始することができました。こうした柔軟な対応も、導入の決め手の一つとなりました。

■導入効果 ― 工数・直接経費をそれぞれ約4割削減

「ベクターサイン」の導入により、同社では全国100拠点以上を対象とする労使協定の締結業務を電子化しました。 

人事部門の作業工数：約4割削減 

紙の契約書の印刷・封入・発送・回収などが不要となり、人事部門の作業工数を従来比で約4割削減しました。 

郵送費などの直接経費：約4割削減 

レターパック代をはじめとする郵送関連費用が減少し、直接経費についても約4割の削減につながりました。 

書類紛失や追跡管理の負担も軽減 

紙の契約書を郵送する必要がなくなったことで、郵送中や拠点内における書類紛失リスクを低減。郵送物の追跡や管理にかかっていた業務も軽減されました。 

オンラインで手続き可能に 

書類の受け取りや署名・捺印、返送のためだけに出社する必要がなくなり、リモート環境から契約手続きを進められるようになりました。 

【利用規模・対象】 

対象従業員：約1万8,000人 

対象事業所：全国100拠点以上 

■パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社 ご担当者様コメント 

コスト面では、初期費用がかからず、送信する文書の通数に応じて費用が発生する従量制であること。『ベクターサイン』はこの点を両方クリアしていました。 

問い合わせへの対応がスムーズだったことも、最終的な選定を後押ししました。電子契約の導入が初となる私たちに対して、窓口の方に丁寧かつ迅速に対応していただき、大変助かりましたね。 

従来の紙・郵送運用と比較し、人事側の工数は約4割削減できました。それによって当初の目的であった100拠点以上の労使協定締結をスムーズに乗り切れたと。ここが一番の成果ですね。

※公開インタビュー記事より一部抜粋 

■導入事例の詳細はこちら

https://v-sign.vector.co.jp/case/001/

※2週間で実装したカスタマイズの具体的な経緯や、詳しいインタビュー全文は上記サイトへ 

■電子契約サービス「ベクターサイン」について

「ベクターサイン」は、株式会社ベクターホールディングスが提供する電子契約サービスです。

契約書などへの電子署名・タイムスタンプに対応し、契約締結から文書管理までオンラインで行うことができます。

主な特徴

1．初期費用・基本料金0円
送信する文書数に応じた料金体系で、ユーザー数・文書保管数は無制限です。

2．電子署名・タイムスタンプに対応
電子署名の認証局としてグローバルサイン、時刻認証事業者としてセイコーソリューションズを採用しています。

3．柔軟な契約・承認フロー
承認グループ、署名グループ、送信ルートなど、企業の運用に合わせた契約フローを設定できます。

4．締結済み文書を一元管理
他の電子契約サービスなどですでに電子署名やタイムスタンプが付与された文書もアップロード・保管できます。

サービスサイト：https://v-sign.vector.co.jp/

また、月間または年間の送信数に応じたお得なプランも多数ご用意。

ご利用頻度に合わせて最適なプランをお選びいただけます。

■今後の展望

当社は今後も、実際の利用企業から寄せられるニーズやフィードバックをサービス開発に反映し、「ベクターサイン」の機能・利便性向上に取り組んでまいります。

電子契約によるペーパーレス化だけでなく、契約業務に付随する作業やコスト、管理負担の軽減を通じて、企業のバックオフィス業務の効率化を支援してまいります。

【お問い合わせ】

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【運営会社】

株式会社ベクターホールディングス
所在地：東京都港区芝公園3丁目4-30 32芝公園ビル5階

代表者：岩井美和子
URL ：https://corp.vector.co.jp/