発表とチームの印刷物。ポスターと揃いのウェアを外注するときの手順

発表の日程が決まった。ポスターを作らなければならない。あるいは、イベントの当日までにチーム分のウェアを用意することになった。

どちらも、印刷所に出す前の準備で手間取ります。サイズ、素材、データの形式、納期。知らない用語が並んでいて、そこで手が止まります。

この記事では、締切からの逆算、ポスターのサイズと素材、読ませるための版面、入稿でつまずく点、揃いのウェアの作り方、そして持ち運びと設営を整理します。

印刷物は締切から逆算する

最初にやることは、日程を並べることです。

当日、会場に届く日、発送される日、印刷が始まる日、入稿の締切、データを作る日数、内容が固まる日。この順に遡って書き出します。

書き出すと、思ったより余裕がないことが分かります。特に、修正が発生した場合の余地を見込んでいないと、当日に間に合わなくなります。

印刷所には、標準の納期と、追加費用を払って早める仕組みがあることが多いです。ただし、早めても発送と輸送の日数は縮みません。

会場に直接送れるかどうかも確認してください。学会や展示会では、事前搬入の期間と受け取りの窓口が決まっていることがあります。宿泊先に送るという方法もあります。

そして、内容を確定させる日を自分で決めてください。ここが延びると、後ろの工程がすべて圧縮されます。

資料の図解の作り方については、こちらの記事で扱っています。https://zero-press.net/columns/shiryou-sakusei-zukai

ポスターのサイズと素材

発表用のポスターは、会場の掲示枠に合わせて作ります。

要項に、掲示できる範囲が示されているはずです。縦横の寸法、掲示の方法、パネルの数。ここに収まらないと、当日貼れません。

一般的なサイズとしては、大判の縦長のものや、規格の紙のサイズが使われます。学会発表用ポスターの印刷では、九百かける千八百ミリの大きさと、A0と呼ばれる規格のサイズが多く注文されると案内されています。素材の種類も複数用意されているとのことです。

素材は、紙と布に大きく分かれます。紙は仕上がりがきれいで、光沢の有無で印象が変わります。布は折りたたんで持ち運べるので、遠方や海外に行く場合に選ばれます。

紙を選ぶ場合、厚みも関係します。薄いと丸めたときに折れやすく、厚いと持ち運びが重くなります。

会場の照明も考慮に入れてください。強い照明が当たる場所では、光沢のある素材は反射して読みにくくなることがあります。

誤字が見つかったときの扱いも、事前に確認しておくと安心です。刷り直しに関する仕組みを設けている印刷所もありますが、条件があるため申し込み前に読んでおいてください。

読ませるための版面

内容が良くても、読めなければ伝わりません。

前提として、離れた位置から見られます。近づいて読むのは興味を持った人だけで、最初は一メートル以上離れた場所から眺められます。

だから、見出しは遠くからでも読める大きさにします。本文も、一般的な資料より大きめに設定してください。

余白も重要です。詰め込むと、どこから読めばよいか分からなくなります。要素の間に空きを作ると、視線が流れます。

色は絞ってください。強調に使う色を一つか二つ決めて、それ以外は控えめにします。色数が増えるほど、どこが重要か分からなくなります。

図と表は、大きく配置します。数字が並んだ表を小さく載せても、誰も読みません。伝えたい部分だけを取り出して、図にするほうが届きます。

読む順番も設計してください。上から下か、左から右か。矢印や番号で示すと迷いません。

印刷前に、画面上で縮小して確認してください。手のひらサイズにしても構造が分かるなら、離れた位置からも読めます。

入稿データでつまずく点

データを渡す段階で、いくつかの落とし穴があります。

解像度。画面で見て問題なくても、大きく引き伸ばすと粗くなります。印刷所が指定する数値を確認してください。

色の指定。画面と印刷では、色の作り方が違います。画面で見た通りの色にならないことがあります。特に鮮やかな色は、印刷すると沈むことがあります。

文字の扱い。使っているフォントが印刷所の環境にないと、別の書体に置き換わります。文字を図形に変換する処理を求められることがあります。

余白の設定。断裁の位置に余裕がないと、端の文字が切れます。指定された余白を確保してください。

ファイルの形式と容量も確認します。指定された形式で書き出し、大きい場合は送る方法を相談してください。

不安があるなら、入稿の前に確認してもらえるかを聞いてください。データの不備を指摘してもらえるなら、そこで直せます。

校正の方法も確認します。画面上で見る形か、実際に刷ったものを送ってもらう形か。後者は日数と費用がかかりますが、色を厳密に合わせたい場合には意味があります。

共同で作る場合は、最終確認の担当を一人に決めてください。複数人がそれぞれ修正を出すと、版が分かれて事故が起きます。誰が最終版を持つかを決めておくだけで防げます。

揃いのウェアをつくるとき

もう一つの印刷物が、チームで着るものです。

まず、枚数とサイズの内訳を確定させます。人数分だけでなく、サイズごとに何枚必要か。ここが決まらないと見積もりが出ません。

オリジナルTシャツ・ユニフォームの通販は、一枚から作れるオーダーメイドのシャツやユニフォームを扱っています。価格が分かりやすく示されている点と、費用を抑えたい向けの設計が案内されています。取り扱いや価格は変わるため、注文前に公式サイトで確認してください。

印刷の方式にも種類があります。方式によって、色数の制限、耐久性、枚数あたりの費用が変わります。少ない枚数なら向く方式、大量なら向く方式が分かれます。

名入れの位置も決めておきます。背中、胸、袖。番号や名前を入れる場合、追加の費用がかかることがあります。

追加で作れるかどうかも聞いておいてください。あとから人が増えたときに、同じものを一枚だけ作れるか。同じ色に仕上がるかも含めて確認します。

支給されたデータをそのまま使えるかも確認します。ロゴや図案がある場合、印刷に使える形式でないと作り直しになります。

生地の選択も、用途で変えてください。屋外で長時間着るなら乾きやすいもの、屋内の接客なら見え方を優先したもの。同じ図案でも、生地が変わると印象が変わります。

サンプルを取り寄せられるかも聞いておくとよいです。色や生地の質感は、画面では判断がつきません。時間に余裕があるなら、実物を見てから決めるほうが確実です。

デザインの決め方については、こちらの記事でも扱っています。https://zero-press.net/columns/design-tshirt-erabikata

持ち運びと当日の設営

最後に、当日の話です。

ポスターを紙で作った場合、筒に入れて運びます。筒は印刷所から同梱されることもありますが、自分で用意する必要がある場合もあります。

飛行機に乗る場合は、機内に持ち込めるかを確認してください。長さの制限があります。布であれば折りたためるので、この心配は減ります。

会場での掲示には、道具が要ることがあります。画鋲、テープ、クリップ。主催者が用意する場合と、各自で持参する場合があります。要項に書かれています。

当日は、時間に余裕を持って会場に入ってください。掲示に手間取ると、発表の前に消耗します。掲示の時間帯が決まっていることもあるので、要項を再確認しておいてください。

ウェアの場合は、前日までに配布を済ませておくと安心です。当日に配ると、サイズの交換に対応できません。

予備を一、二枚用意しておくのも実務的です。汚れたとき、忘れた人が出たときに使えます。次の機会にも使えるので、無駄にはなりません。

よくある質問

ポスターのサイズは何が多いですか

大判の縦長のものと、規格の大きなサイズが多く使われます。会場の掲示枠に合わせて選んでください。

納期はどれくらいですか

印刷所と素材によります。発送と輸送の日数も含めて逆算してください。

折って持ち運べますか

布の素材なら折りたためます。紙の場合は筒に入れて運ぶのが一般的です。

データの形式は何がよいですか

印刷所ごとに指定があります。解像度と色の指定も含めて、事前に確認してください。

少ない枚数でもウェアは作れますか

一枚から受け付けている業者もあります。枚数によって単価が変わるため、見積もりを取ってください。

誤字が見つかったら刷り直せますか

条件を設けている印刷所があります。適用の範囲を注文前に確認してください。

まとめ

締切から逆算して、内容を確定させる日を先に決めてください。修正の余地を見込まないと間に合いません。

ポスターは掲示枠と入稿の条件を先に確認し、離れた位置から読める版面にする。ウェアは枚数とサイズの内訳を固めてから見積もりを取ります。

そして、持ち運びと設営の道具まで含めて段取りを組む。納期や価格の条件は変わるため、注文の前に公式サイトで確認してください。