文字起こしと記事づくりを外に出す。発注する側の準備

会議が終わったあと、録音を聞き返しながら文字にしていく。取材のあと、話した内容を原稿に起こしていく。この作業が業務の中で一番時間を食っている、という人は少なくありません。

作業そのものは難しくありません。だからこそ後回しにされ、気づけば数日分がたまっています。手が空いた人がやる、という運用になっていると、いつまでも仕組みになりません。

この記事では、外に出すかどうかの判断、依頼する前に決めておくこと、仕上がりを左右する録音の条件、そして専門的な内容をどう確認するかを順に整理します。

自分でやるか、外に出すかの判断

判断の材料は、まず自分の作業時間です。

1時間の音声を文字にするのに、実際どれくらいかかっているかを一度測ってください。感覚では3倍前後と言われますが、内容や話者の数で大きく変わります。測らないまま「そんなに時間はかかっていない」と思っていることが多いものです。

次に、その時間を自分の時間単価に置き換えます。月給を労働時間で割った概算で構いません。それが、この作業に払っているコストです。

そのうえで、外注した場合の費用と並べます。金額だけを比べると外注が高く見えることがありますが、比べるべきは「同じ時間で他に何ができたか」のほうです。

回数も見ます。年に1回の作業なら自分でやったほうが早いこともあります。毎週発生するなら、仕組みにしたほうが効きます。

外に出すことで得られるものは時間だけではありません。作業が属人化していると、担当者が休んだ週に記録が止まります。外部に出せる形にしておくことは、業務を止めない備えにもなります。

社内での作り方そのものを見直す段階なら、https://zero-press.net/columns/gijiroku-tsukurikata で手順を整理しています。

依頼の前に決めること

依頼する側の準備が仕上がりを決めます。ここを省くと、納品されたものを作り直すことになります。

一つ目は納品の形式です。文書ファイルなのか表計算なのか、時刻を入れるのか、話者ごとに段落を分けるのか。あとから直すと手間なので、最初に指定します。

二つ目は話者の区別です。名前で書くのか、記号で分けるのか。参加者の一覧を渡しておくと精度が上がります。

三つ目は文字にする深さです。話した言葉をそのまま残す形、言い淀みを取り除く形、読みやすく整える形。どこまで手を入れるかで、費用も納期も変わります。

四つ目は専門用語の一覧です。社内でしか使わない略語、製品の名称、人名。事前に渡しておけば、表記のゆれが減ります。

五つ目は納期です。いつまでに何が必要か。急ぐ場合の対応があるかどうかも、依頼の前に聞いておきます。

こうした条件に対応する代行のサービスがあります。WITH TEAM 文字起こし（文字起こしの代行）は、音声や動画のファイルを文字にする作業を扱っており、料金は1分あたり120円からと案内されています。1分からの依頼にも対応し、話した言葉をそのまま残す形、言い淀みを取り除く形、読みやすく整える形の三つから選べる仕組みです。別の担当者による二重の確認をオプションで付けることもできます。納期は混み具合や音源の内容で変わるとされているため、最新の条件は公式サイトで確認してください。

秘密の保持についても、依頼の前に取り決めを確認します。会議の録音には、社外に出せない情報や個人に関する情報が含まれていることがあります。契約書や合意書の形で、扱いの範囲を文書にしておいてください。

音声の質が仕上がりを左右する

同じ依頼先でも、音源の状態で仕上がりは変わります。ここは発注する側で改善できる部分です。

録音する位置を見直します。話す人から遠いほど、周囲の音を拾います。机の中央に一つ置くより、話者の近くに寄せたほうが聞き取りやすくなります。

雑音の原因も減らします。空調の吹き出し口の真下、資料をめくる音、机を叩く癖。会議室を選ぶ段階で避けられるものもあります。

複数人が同時に話す場面は、どんな道具を使っても聞き取りが難しくなります。進行役が一人ずつ促すだけで、記録の質は変わります。

固有名詞は、その場で一度はっきり言い直してもらうと確実です。「先ほどの件」で進む会話は、あとから読んでも意味が取れません。

音質や話し方の条件によっては、作業の負担に応じた追加の費用が発生する場合があります。また、どうしても聞き取れない箇所は印を付けて納品される形が一般的です。完全な再現を期待するのではなく、聞き取れない部分をどう扱うかを先に決めておくのが現実的です。

紙や画像の資料を文字にする

文字にしたい対象は、音声だけとは限りません。

手書きの記録、印刷された資料、ホワイトボードを撮影した写真。紙のまま置かれている情報は、探せません。文字にしておけば、検索の対象になります。

この作業を請け負うサービスもあります。音声を扱う代行と同じ窓口で受けているところもあり、会議の録音と配布された紙の資料をまとめて渡せる場合があります。

画像やPDFを文字にする代行では、活字が1文字0.5円から、手書きが1文字0.8円からという料金の形が示されています。納期の目安は、活字なら1週間でおよそ5万文字、手書きならおよそ3万文字とされています。英語の画像に対応する場合もあり、原本と照らし合わせる校正をオプションで付けることもできます。画質や字の読みにくさによって条件が変わるため、依頼の前に見積もりを取ってください。

納品されたデータの形式も指定できると、後の作業が楽になります。そのまま台帳に取り込みたいのか、文書として読みたいのか。使い道を伝えておくと、整えた形で受け取れます。

紙の資料を扱うときは、原本の扱いも決めておきます。送るのか、撮影して画像で渡すのか。個人に関する情報が含まれる場合は、渡す範囲を絞ってください。

記事にするところまで頼む場合

文字にした先で、読み物の形まで求める場合があります。

そのときは、構成の指示を先に渡します。何を伝えたい記事なのか、どの順で並べるのか、どこは必ず触れてほしいのか。この指示がないと、話した順にそのまま並んだものが返ってきます。

参考になる資料もあわせて渡します。すでに公開している記事があるなら、そのURLを示すだけでも文体の目安になります。

読者の想定も伝えます。同じ内容でも、社内向けと社外向けでは書き方が変わります。

そして、最終の確認を誰がするかを決めておきます。事実関係の確認は、その分野を知っている人にしかできません。外注したからといって、確認まで外に出せるわけではありません。

下書きの段階で道具を使う方法もあります。使いどころと注意点はhttps://zero-press.net/columns/ai-writing-tsukaikata で扱っています。

専門的な内容の確認

扱う内容によっては、書いたあとにもう一段の確認が要ります。

医療、法律、税務、不動産、金融。読み手の判断や行動に影響する分野は、記述が正確であることの重みが違います。社内の担当者だけで判断するのが難しい場面もあります。

そうした場合に、有資格者の確認を受ける選択肢があります。みんなの記事監修は、金融、求人、教育、不動産、医療といった分野の記事に専門家の確認を付けられるサービスで、弁護士、税理士、司法書士、行政書士、社労士、ファイナンシャルプランナー、キャリアコンサルタント、建築士、宅建士、獣医師など、幅広い資格を持つ人が登録しているとされています。依頼の条件や範囲は公式サイトで確認してください。

ここで押さえておきたいのは、確認を受けたからといって責任が移るわけではないという点です。公開の判断も、内容に対する最終的な責任も、発信する側に残ります。

確認を受けた事実をどう表示するかも決めておきます。誰が、いつ、どの範囲を確認したのか。書き方によっては、内容全体を保証したように読まれることがあります。

確認は公開の直前に回さないでください。指摘が入れば直す時間が要ります。日程には、その往復の分を見込んでおきます。

よくある質問

料金の目安はどのくらいですか

音声の長さや作業の深さで変わります。1分あたりで計算する形、1文字あたりで計算する形があります。見積もりを取って比べてください。

納期はどのくらいかかりますか

依頼先の混み具合、音源の内容、画質などによって変わります。急ぎに対応する仕組みを用意しているところもあるため、日程が決まっているなら先に伝えてください。

秘密は守られますか

依頼先ごとに取り決めがあります。契約書や合意書で、扱う範囲と保管の期間を確認してください。社外に出せない内容が含まれる場合は、その部分を除いて渡す判断もあります。

専門用語はどう扱われますか

事前に一覧を渡すのが確実です。渡していない場合、聞き取れない箇所として印が付いて戻ってくることがあります。

修正は何回まで頼めますか

依頼先によって条件が違います。仕様に反する内容が含まれていた場合の対応を用意しているところもあります。範囲と回数は、発注の前に確認してください。

手書きの資料も頼めますか

対応しているサービスがあります。ただし活字より単価が上がり、納期も長くなる傾向があります。読みにくい字が多い場合は、条件が変わることもあります。

自動で文字にする道具では足りませんか

用途によります。下書きとして使う分には十分な場面もあります。人の目で整える工程が必要かどうかは、その原稿を誰が読むかで決まります。

まとめ

三点にまとめます。

一つ目は、自分の作業時間を測ること。実際にかかっている時間が分からなければ、外に出す判断もできません。

二つ目は、納品の形式を先に決めること。形式、話者の区別、整える深さ、納期。この四つを伝えれば、やり直しはほとんど起きません。

三つ目は、最終の確認を手元に残すこと。作業は外に出せますが、内容に対する責任は発信する側に残ります。

記録を作る作業は、なくなりません。だからこそ、どこを人に任せてどこを自分で持つかを決めておくと、同じ時間でできることが変わってきます。