日本から海外へ荷物を送る。送れないものと、書類でつまずかないために

海外にいる家族へ荷物を送ろうとして、郵便局の窓口や比較のページを見ているうちに手が止まる。値段の見当がつかず、書類の欄が何を聞いているのか分からず、そもそもこれは送れるものなのかも分からない。国内で宅配便を出すのとは、必要な判断の数がまるで違います。

海外への発送は、荷物を運ぶ話と、相手の国の制度に通す話が同時に進みます。運送会社に渡した時点で終わりではなく、届け先の国の税関を通って初めて相手に届く。この二段構えが、国内の感覚と違うところです。

この記事では、初めて海外へ送る人が順番につまずくところを、手段の選び方、送れるかどうかの確かめ方、書類の書き方、梱包の扱いという順で整理します。

初めて海外へ送るとき、どこでつまずくか

つまずきどころは、だいたい三つに分かれます。

ひとつめは費用です。国内なら箱の大きさでおおよその見当がつきますが、海外は行き先の国と重さと大きさの組み合わせで変わります。同じ重さでも、隣の国と地球の反対側では違います。

ふたつめは書類です。送り状のほかに、中身を申告する書類が要ります。品名、数量、金額、素材。ここを曖昧に書くと、税関で止まる原因になります。

みっつめは、送れるかどうかの判断です。中身によっては送れないもの、条件がつくものがあります。しかもその線引きは、国ごとに、運ぶ手段ごとに違います。

この三つは、順番に片づけると迷いません。まず送れるかを確かめ、次に手段と費用を見て、最後に書類を書く。逆から進めると、書き直しが増えます。

送る手段はひとつではない

大きく分けると、郵便の仕組みを使う方法と、民間の運送会社を使う方法があります。

郵便は、窓口が身近で、小さな荷物や書類に向きます。速さの違う複数の送り方があり、追跡の有無や補償の範囲もそれぞれ違います。ただし国や情勢によって引き受けが止まることがあり、そのときは別の手段を探すことになります。

民間の運送会社は、速さと追跡の細かさで選ばれます。集荷に来てもらえるものもあり、書類の作成を画面上で進められる仕組みが用意されていることが多いです。

もうひとつ、発送そのものを引き受ける事業者に頼む方法があります。見積もりを取り、荷物を渡し、梱包や書類の作成まで含めて任せる形です。大きいもの、重いもの、数が多いもの、あるいは送り先が複数にまたがるときに向きます。

どれが良いという話ではなく、荷物の性質で変わります。書類一枚と、自転車一台と、店の在庫を何十箱では、選ぶ手段が変わって当然です。

手段を比べるときは、送料だけでなく、上限も見ます。一個あたりの重さと三辺の合計には手段ごとに上限があり、それを超えると別の扱いになります。大きな家具や自転車のようなものは、この上限で選べる手段が絞られます。

行き先によっても変わります。よく送られる国は選択肢が多く、そうでない地域は引き受け先が限られます。情勢や災害で一時的に止まることもあるため、送りたい時期に使える手段を確かめるところから始めます。

送る前に決めておくこと

見積もりを取る前に、四つを決めておくと話が早く進みます。

何を送るのか。品名を具体的にします。「雑貨」ではなく「陶器の皿」「綿のシャツ」と書けるところまで細かくします。この粒度がそのまま書類に使えます。

どこへ送るのか。国名だけでなく、都市と住所の形まで見ておきます。国によっては郵便番号の桁や住所の並びが日本と違い、書き方を間違えると届きません。

いつまでに届けたいのか。急ぐなら速い手段になり、費用は上がります。急がないなら選べる幅が広がります。

どこまで費用をかけるか。中身の価値と送料の釣り合いを先に決めておくと、見積もりを見たときに判断できます。

この四つが揃っていれば、日本から海外への発送を見積もりから引き受けてくれるサービスのような窓口に相談したときも、一往復で見積もりまで進みます。逆に「何かを海外に送りたい」だけでは、聞き返しが増えて時間がかかります。

送る品物は、写真を撮っておくと話が早くなります。大きさが分かるように、メジャーや身近なものを一緒に写します。重さも、家庭用のはかりで構わないので測っておきます。見積もりは重さと大きさで決まるため、この二つが分かっているだけで精度が上がります。

送れないものと、条件がつくもの

送れないものの代表は、危険物です。ライター、スプレー缶、花火、一部の電池。爆発や発火の恐れがあるものは、手段を問わず断られます。

電池は分かりにくい部分です。機器に入ったままなら送れる場合と、単体では条件がつく場合があります。中古の機器を送るときは、電池が入っているかどうかを先に確かめます。

食品と、動植物に由来するものも要注意です。日本から出せても、相手の国が受け入れないことがあります。肉や乳の製品、種子、木材。相手の国の制度で決まる話なので、送る側の常識では判断できません。

そのほか、現金や有価証券、模造品にあたるもの、香水のようにアルコールを含むもの。細かい条件は、運ぶ手段ごとに一覧が用意されています。送る前にその一覧を見るのが確実で、判断に迷うものは問い合わせます。

書類は「中身を正しく書く」に尽きる

海外へ送るときは、中身を申告する書類を添えます。品名、数量、単価、合計、原産国、用途。書き方の様式は手段によって違いますが、聞かれていることは同じです。

品名は英語で、具体的に書きます。「gift」「sample」だけでは通りません。何が何個入っているかが読めるように書きます。日本語の商品名をそのままローマ字にしても、税関の担当者には伝わりません。

価格は、実際の価値を書きます。安く書けば税が減るように思えますが、事実と違う申告は差し止めや返送の原因になります。中身が壊れたときの補償も、申告した価格が基準になります。

用途の欄では、贈りものなのか、売るために送るのか、修理のために送るのかを選びます。ここで扱いが変わる国があります。

送り先の住所と連絡先も、書類の一部です。電話番号やメールアドレスが空だと、配達の段階で連絡が取れず止まります。相手の国の表記に合わせて、番号は国番号から書いておきます。

税や手数料は、原則として受け取る側の国の制度で決まり、受け取る人に請求されます。金額も免税の範囲も国ごとに違うので、贈りものとして送るときは、相手に請求が行く可能性を先に伝えておくと親切です。海外で暮らす家族とのやりとりについては https://zero-press.net/columns/kaigai-kodomo-manabi でも触れています。

梱包を自分でやるか、頼むか

海外への荷物は、国内より長い距離を、より多くの人の手を経て運ばれます。積み替えの回数も多い。国内で通用する梱包が、そのまま通用するとは限りません。

基本は、外箱の中で中身が動かないようにすることです。隙間を埋め、角を守り、重いものは箱を小さくして重さを分けます。割れるものは一つずつ包み、箱の壁から離します。

箱そのものの強さも見ます。一度使った箱は、見た目が無事でも強度が落ちています。長い距離を運ぶものには、新しい箱を使った方が安全です。封も、上下と継ぎ目をしっかり留めます。

自分で梱包する利点は、費用がかからないことと、中身を自分で把握できることです。数が少なく、形が単純なものなら十分に対応できます。

一方、大きいもの、重いもの、形がいびつなもの、数が多いものは、頼んだ方が結果的に安く済むことがあります。資材の調達から作業まで含めて考えると、時間の節約も大きい。梱包の代行は多くの場合オプションの扱いで、別に料金がかかります。見積もりの段階で、どこまでが含まれるかを確かめておきます。

海外の顧客に商品を送る形で商売を始める場合は、発送の手順を最初から決めておくと後が楽です。売り方の組み立て方は https://zero-press.net/columns/netshop-hajimekata にまとめました。

よくある質問

どのくらいの日数がかかりますか。国と手段によります。数日で着くものから、数週間かかるものまで幅があります。税関での確認が入ると、その分だけ延びます。

追跡はできますか。手段によります。追跡がつくものとつかないものがあり、料金も変わります。大事なものを送るなら、追跡と補償のある手段を選びます。

壊れて届いたらどうなりますか。補償の範囲と手続きは手段ごとに決まっています。申告した価格が基準になり、梱包が不十分だった場合は対象外になることもあります。

食品は送れますか。相手の国次第です。日本から出せても、受け入れない国があります。個人の贈りものでも同じで、送る前に確認します。

返送されたらどうなりますか。返送の送料がかかるのが一般的です。書類の不備や、受け取り拒否、不在での保管期間切れなどが原因になります。

法人でも使えますか。個人と法人の両方を扱う事業者が多く、継続して送る場合は条件を相談できることもあります。

まとめ

海外へ荷物を送るときは、順番を守ると迷いません。

まず、それが送れるものかを確かめます。危険物、電池、食品、動植物に由来するもの。判断は相手の国の制度で決まるので、自分の感覚では決めません。

次に、書類を中身どおりに書きます。具体的な品名と、実際の価格。ここを正確に書くことが、止まらずに届くための近道です。

そして、大きいものや数が多いものは、見積もりを取って相談します。梱包まで頼めるかどうか、その費用がいくらかを含めて比べると、手段が決まります。