複合機・コピー機のコスト削減。リースとレンタルの違いと定額制という選択肢

オフィスの複合機・コピー機は、一度導入すると数年単位で使い続けるため、契約内容を見直す機会が少ない設備です。毎月のリース料に加えて、印刷した枚数に応じた費用が積み重なり、気づけば通信費よりも大きな支出になっていたというケースも珍しくありません。

一方で、複合機の契約形態にはリースだけでなくレンタルという選択肢もあり、近年はインク・トナー代込みの毎月定額で利用できるサービスも登場しています。契約の仕組みを知っているかどうかで、月々の負担の見え方は大きく変わってきます。

この記事では、一般的なリース契約とカウンター料金の仕組み、レンタルとの違いを整理したうえで、定額で刷り放題をうたう複合機レンタルサービス「プリント革命」の特徴を紹介します。印刷コストの見直しを考えている方の参考になれば幸いです。

複合機のコストが分かりにくいと言われる理由

複合機の費用は、本体にかかる費用と、印刷のたびにかかる費用の二階建てになっているのが一般的です。本体は購入するかリース・レンタルで借りるかを選び、印刷費用は枚数に応じて別途支払う形が多く、月によって金額が変動します。

さらに、保守契約やトナー代、故障時の対応費などが、契約によって月額に含まれたり含まれなかったりするため、複数社の見積もりを並べても単純比較がしにくいという事情があります。「月額いくらか」という数字だけを見て契約すると、あとから想定外の費用に気づくことになりかねません。実際、プリンターのランニングコストに悩みながらも、内訳が複雑で手を付けられずにいる会社は少なくないようです。

まずは自社が毎月どれくらい印刷しているのか、モノクロとカラーの比率はどの程度かを把握することが、コスト見直しの第一歩になります。

一般的なリース契約とカウンター料金の仕組み

一般に、オフィス向けの複合機はリース契約で導入されることが多く、リース会社が購入した機器を数年単位の期間で借りる形になります。原則として中途解約ができず、期間満了まで支払いが続く点が特徴とされています。

印刷費用については、一般にカウンター料金と呼ばれる方式が広く使われています。1枚あたりの単価が設定され、モノクロよりカラーの単価が高いのが通例で、印刷枚数が多い月ほど支払いが増える仕組みです。カラー資料を多く刷る会社ほど、この変動費が重くなりがちです。

これらはあくまで一般的な仕組みの説明であり、実際の条件は契約ごとに異なります。現在の契約書を確認し、月額と枚数単価の内訳を把握しておきましょう。

レンタルとリースの違いを整理する

レンタルは、レンタル会社が保有する機器を借りる方式で、一般にリースより契約期間が短く、解約の柔軟性が高いとされています。導入までの手続きが比較的簡単な場合が多く、必要な期間だけ使いたいときに向いた形態です。

一方、リースは長期契約を前提とする分、月々の負担を抑えられるケースがあるとされる半面、途中で事業環境が変わっても契約を続ける必要があります。移転や体制変更の可能性がある企業にとっては、この拘束期間が悩みどころになり得ます。

どちらが向いているかは印刷量や利用期間によって変わります。「長く使う前提ならリース、柔軟性を重視するならレンタル」という一般的な傾向を踏まえつつ、自社の状況に当てはめて考えることが大切です。

印刷コスト見直しの進め方

見直しの手順としては、まず直近3〜6カ月分の請求書を集め、本体の月額と枚数に応じた費用を分けて集計します。次に、月間の印刷枚数とカラーの割合を確認し、繁忙期と閑散期でどの程度差があるかを見ておくと、自社の印刷の実態がつかめます。

そのうえで、現在の方式を続けた場合の年間総額と、別の契約形態に切り替えた場合の見積もりを並べて比較します。このとき、月額だけでなく、初期費用・消耗品代・保守費用・解約時の条件まで含めた総額で見ることが重要です。

比較の軸がそろえば、「印刷量が多く変動費がかさむならインク代込みの定額型」「印刷量が少なく安定しているなら枚数課金型」といった判断がしやすくなります。安さの断定はできませんが、自社の使い方に合う方式を選ぶことが結果的なコスト削減につながります。

定額制・刷り放題型の複合機レンタルという選択肢

カラー印刷が多く、枚数に応じた課金では毎月の費用が読みにくいという場合に検討したいのが、定額制の複合機レンタルです。たとえば定額制でプリントし放題の複合機レンタルサービス【プリント革命】 は、毎月定額の料金で気兼ねなくカラー印刷ができ、初期費用やその他の出費が一切かからないレンタル型のサービスです。

インク代・送料・保守費用はすべて0円で、料金表に記載されたレンタル費用以外は発生しないという明確な契約体系がうたわれており、印刷にかかる支出を固定費として計画しやすいのが特徴です。枚数を気にして印刷を我慢する必要がないため、大型複合機1台を複数人で使っているオフィスや、ランニングコストに悩んでいる会社に向けた選択肢といえます。

また、導入前に7日間のフリートライアルで無料レンタルができ、印刷速度や品質を実際に確かめてから判断できます。12時までの注文で即日発送、注文から2営業日以内に複合機が届くため、入れ替えのタイミングでも導入しやすい体制です。

サポート体制も確認しておきたいポイント

複合機は業務の中心にある機器だけに、トラブル時にどれだけ早く復旧できるかも重要です。プリント革命では、複合機・プリンターに関して10年以上の実績のある専門サポートチームが対応し、問い合わせから最短5分で解決、90%以上のトラブルは電話で迅速に解決するとしています。

遠隔サポートで解決できない場合には代替の複合機が迅速に発送され、2営業日以内に到着するため、業務の手が長く止まる事態を避けやすい仕組みです。インクやトナーなどの消耗品も12時までの注文で即日発送されるので、在庫切れで印刷が止まる心配も減らせます。

対応機種や料金プランの詳細、最新のキャンペーン情報は時期により変わる可能性があるため、プリント革命 の公式サイトで最新の内容を確認してください。

切り替え前に確認したい注意点

定額制が常に有利とは限りません。印刷枚数が少ないオフィスでは、一般に枚数課金の方が総額を抑えられる場合もあります。直近数カ月の印刷枚数とカラー比率を集計し、現在の支払額と見積もりを比較してから判断するのが確実です。

また、現在リース契約中の場合、一般に中途解約には残りの期間分の清算が必要になることが多いとされています。契約満了のタイミングに合わせて切り替えを検討するのが現実的なので、解約条件を契約書で必ず確認しておきましょう。

なお、印刷環境の見直しは、オフィスの固定費全体を点検する良い機会でもあります。法人向けWi-Fiの導入は（ https://zero-press.net/columns/houjin-wifi-donyu ）で、電話設備をクラウド化するクラウドPBXは（ https://zero-press.net/columns/cloud-pbx-nyumon ）で解説しているので、通信・設備コストをまとめて見直したい方はあわせてご覧ください。

よくある質問

トライアル中に費用はかかりますか？

プリント革命の7日間フリートライアルは、導入前に無料で複合機をレンタルできる仕組みです。印刷速度や品質を実際に確認したうえで契約を判断できます。トライアルの詳細な条件は公式サイトで確認してください。

インクやトナーが切れたらどうなりますか？

プリント革命ではインク代がレンタル費用に含まれており、消耗品も12時までの注文で即日発送されます。枚数単価による変動費が発生しない点が、一般的なカウンター方式との大きな違いです。

どのような会社に向いていますか？

カラー印刷の枚数が多い会社、印刷コストが月によって変動して予算管理がしにくい会社、プリンターの入れ替えを検討している会社などが挙げられています。逆に印刷量がごく少ない場合は、定額のメリットを生かしにくいこともあるため、現在の契約と総額を比較したうえで判断することをおすすめします。

まとめ

複合機のコストは、本体の契約形態と印刷枚数に応じた費用の組み合わせで決まります。一般的なリースとカウンター料金の組み合わせが合う会社もあれば、インク代込みの定額レンタルの方が管理しやすい会社もあり、どちらが適するかは印刷量とカラー比率次第です。

まずは現在の契約内容と毎月の印刷実績を把握するところから始めましょう。そのうえで、7日間の無料トライアルのような仕組みを活用して実際の使い勝手を確かめれば、納得感を持って印刷環境を選び直せるはずです。「オフィスには大型複合機が必要」「カラー印刷はコストがかかる」という思い込みを一度手放して、自社に合った印刷環境をあらためて考えてみてください。